Saubere Daten sind die Grundlage für zuverlässiges Controlling. Wer regelmäßig seine Projektdaten, Stunden und Finanzen pflegt, weiß schon am Monatsanfang zu 95%, welche Ein- und Auszahlungen bis Monatsende kommen – und hat für die Folgemonate eine Planungssicherheit von 75-80%.
Dieser Artikel zeigt Ihnen bewährte Routinen für Mitarbeitende, Projektmanagement, Teamleitung und Controlling.
🎯 Das Ziel
- Cashflow-Transparenz: Mit welchen Einzahlungen und Auszahlungen müssen Sie in den nächsten Wochen rechnen?
- Planungssicherheit: 95% Genauigkeit für den aktuellen Monat, 65-80% für Folgemonate
- Saubere Abrechnung: Alle Daten sind geprüft, bevor Rechnungen erstellt werden
- Frühwarnsystem: Probleme bei Projekten, Budgets oder Ressourcen früh erkennen
🚧 Die Herausforderung
Ohne regelmäßige Datenpflege passiert Folgendes:
- Stunden werden auf falsche Projekte gebucht → Deckungsbeiträge stimmen nicht
- Rechnungen werden vergessen → Cashflow-Probleme
- Beauftragungen von Dienstleistern sind nicht erfasst → Kosten tauchen überraschend auf
- Projekte werden nicht abgeschlossen → Auswertungen sind verfälscht
- Ressourcenengpässe werden zu spät erkannt → Termine platzen
🏆 Bewährte Routinen im Überblick
Frequenz | Wer | Routine | Modul | Automatisierung |
Wöchentlich | Mitarbeitende | Zeiterfassung prüfen | Zeiterfassung | ✅ Reminder-Mail Montag morgen |
Wöchentlich | PM | Diff Soll-Ist (DB II) prüfen | Projektauswertung | ✅ Reminder-Mail kritische Projekte |
Wöchentlich | PM / Teamleitung | Ressourcenplanung prüfen | Planner / Staffing | – |
Monatsende | Teamleiter | Stunden prüfen & freigeben | Stundenmanagement | – |
Monatsende | Jeder PM | Projektdaten prüfen | Projektmanagement | – |
Monatsende | Alle PMs + Controlling | Projektcontrolling-Meeting | Projektauswertung | – |
Monatsanfang | Controlling | Finanzcontrolling | Quartalsauswertung | – |
Wöchentliche Routinen
📌 Routine: Zeiterfassung prüfen
Wer: Alle Mitarbeitenden
Wann: Ende der Woche (Freitag)
Wo: Zeiterfassung
Prüfpunkte:
- Sind alle Stunden der Woche erfasst?
- Sind die Stunden auf den richtigen Projekten/Tickets gebucht?
- Stimmen die Funktionen?
- Sind Pausen und Abwesenheiten korrekt eingetragen?
Automatisierung: Aktivieren Sie die Reminder-Mail am Montag morgen. Diese enthält eine Übersicht der erfassten Zeiten und erinnert an fehlende Einträge. Die Montag-Mail zeigt direkt, wo noch Stunden fehlen – so starten Mitarbeitende informiert in die Woche.
📌 Routine: Diff Soll-Ist (DB II) prüfen
Wer: Projektmanager
Wann: Wöchentlich
Wo: Reporting → Projektauswertung
Vorbereitung (einmalig):
Legen Sie vorab fest, welche Betrachtung Sie prüfen:
Betrachtung | Bedeutung | Aktion bei Abweichung |
Kundenbetrachtung | Stimmt Planung mit Abrechnung überein? | Bei negativem Wert: Nachkalkulation prüfen, ggf. Rechnung schreiben |
Interne Betrachtung | Wie profitabel ist das Projekt wirklich? | Die relevante Sicht für das Controlling |
Tipp: Die Kundenbetrachtung zeigt, ob Sie dem Kunden alles berechnet haben, was geleistet wurde. Die interne Betrachtung zeigt Ihnen als Controller die tatsächliche Wirtschaftlichkeit.
Beispiel-Filter für kritische Projekte:
Kriterium | Einstellung |
Auswertungszeitraum | Aktuelles Jahr |
Diff Soll-Ist Intern % | kleiner als Schwellenwert (z.B. 50%) |
Verantwortlich | Eigener Name |
Projektstatus | entspricht nicht "Abgeschlossen" |
Projektstatus | entspricht nicht "Archiviert" |
Tipp: Speichern Sie diesen Filter als Vorlage, um ihn wöchentlich schnell aufrufen zu können.
Wöchentliche Prüfpunkte:
- Welche Projekte liegen unter dem Diff Soll-Ist (DB II) Schwellenwert?
- Warum ist der Diff Soll-Ist (DB II) kritisch? (zu viele Stunden, ungeplante Kosten, fehlende Abrechnung?)
- Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden?
Automatisierung: Aktivieren Sie die wöchentliche Reminder-Mail für kritische Projekte. Diese listet automatisch alle Projekte auf, die den Schwellenwert unterschreiten.
⚠️ Wichtig: Reagieren Sie frühzeitig auf kritische Diff Soll-Ist (DB II) Werte – je früher Sie gegensteuern, desto besser.
📌 Routine: Ressourcenplanung prüfen
Wer: Projektmanagement / Teamleitung
Wann: Wöchentlich
Wo: Planner, Staffing oder Ticketmanagement → Tickets mit Budgets und Zuweisungen
Prüfpunkte:
- Sind alle Tickets mit Budgets und Verantwortlichen versehen?
- Haben alle Mitarbeitenden ihre Urlaube beantragt?
- Gibt es Kolleg:innen, die krank sind und deren Aufgaben umverteilt werden müssen?
- Ist jemand überlastet? Müssen Aufgaben neu verteilt werden?
- Haben sich Projektverschiebungen ergeben? Verzögern sich dadurch andere Projekte?
Tipp: Nutzen Sie die Auswertungen im Planner oder Staffing, um Über- und Unterauslastung schnell zu erkennen.
Routinen am Monatsende
📌 Routine: Stunden prüfen & freigeben
Wer: Teamleiter
Wann: Monatsende
Wo: Stundenmanagement → Stundenfreigabe
Prüfpunkte:
- Sind alle Stunden des Teams für den Monat erfasst?
- Sind die Stunden auf den richtigen Projekten und Tickets gebucht?
- Sind die richtigen Funktionen hinterlegt?
- Alle Stunden prüfen und freigeben
📌 Routine: Projektdaten prüfen
Wer: Jeder PM für seine Projekte
Wann: Monatsende (vor dem Controlling-Meeting)
Wo: Projektmanagement
Prüfpunkte im Projektmanagement:
- Alle Tickets prüfen: Status, Budget, Stunden – alles aktuell?
- Sind alle Stunden gebucht und auf dem richtigen Projekt/Ticket?
- Sind die richtigen Funktionen bei den Stunden hinterlegt?
Prüfpunkte in der Auftragsplanung:
- Kann alles wie geplant abgerechnet werden?
- Müssen Planungen verschoben werden?
Prüfpunkte im Kostenmanagement:
- Sind alle Beauftragungen an Dienstleister als vorerfasst im Projekt?
- Welche Beauftragungen sind noch offen?
📌 Routine: Projektcontrolling-Meeting
Wer: Alle PMs gemeinsam mit Controlling/Finanzen
Wann: Monatsende
Wo: Projektauswertung
Agenda:
- Abrechnung prüfen: Stimmt alles? Muss an Kunden nachberechnet werden?
- Kosten prüfen: Liegen wir im Plan?
- Projektstatus: Welche Projekte sind abgeschlossen?
- Priorisierung: Wo müssen wir Gas geben? Was muss priorisiert werden?
Tipp: Nutzen Sie die Projektauswertung, um alle Projekte im Überblick zu sehen und Abweichungen schnell zu identifizieren.
Routinen am Monatsanfang
📌 Routine: Finanzcontrolling
Wer: Controlling / Finanzen
Wann: Monatsanfang
Wo: Quartalsauswertung, Kostenmanagement, Offene Posten
🎯 Ziel: Sie wissen genau, mit welchen Einzahlungen und Auszahlungen in den nächsten Wochen zu rechnen ist.
Teil 1: Umsatzplanung prüfen
Prüfpunkt | Wo |
Quartalsauswertung prüfen – passt die Auftragsplanung? | Quartalsauswertung |
Sind alle Planungen aus dem Vormonat abgerechnet? | Quartalsauswertung |
Sind alle wiederkehrenden Rechnungen erstellt und versendet? | Quartalsauswertung, Ausgangsrechnungen |
Müssen Leads angepasst werden? | Quartalsauswertung, Leads |
Offene Posten prüfen – gibt es Mahnbedarf? | Offene Posten |
Teil 2: Kostenmanagement prüfen
Prüfpunkt | Wo |
Sind alle vorerfassten Rechnungen als "erfasst" markiert? | Kostenmanagement |
Haben alle Belege ein Belegbild? | Kostenmanagement |
Sind alle Belege einem Projekt zugeordnet? | Kostenmanagement |
Sind Aufteilung, Kostenstelle und Budget ausgefüllt? | Kostenmanagement |
Welche Rechnungen müssen noch angefordert werden? | Kostenmanagement |
Welche wurden bezahlt, welche stehen noch aus? | Kostenmanagement |
Welche Beauftragungen sind offen? Alle vorerfasst? | Kostenmanagement |
📊 Erfolg messen
KPI | Zielwert |
Planungssicherheit aktueller Monat | 95% |
Planungssicherheit Folgemonate | 65-80% |
Stunden rechtzeitig freigegeben | 100% bis 3. Werktag |
Belege mit Belegbild | 100% |
Offene Posten älter 30 Tage | < 10% |
Review-Zyklus: Monatlich im Projektcontrolling-Meeting