Viele Auswertungen in Poool – beispielsweise die Projekt-, Kunden- oder Quartalsauswertung – verwenden dieselben Kennzahlen. Dieser Artikel erklärt die Bedeutung der einzelnen Werte, deren Berechnung und wie sie interpretiert werden können.
Zur besseren Verständlichkeit beziehen sich alle Beispiele auf dasselbe Projekt.
Beispielprojekt
- Auftrag: 10.000 €
- Bereits abgerechnet: 5.500 €
- Fremdkosten: 950 €
- Gebuchte Stunden: 60 Stunden
- Soll Honorar: 6.100 €
- Interne Stundenkosten: 3.000 €
Auf einen Blick
Kennzahl | Aussage |
Stunden | Wie viel Arbeitszeit auf das Projekt gebucht wurde |
Soll Honorar | Wert der geleisteten Arbeit auf Basis der Kundenstundensätze |
Interne Stundenkosten | Tatsächliche Personalkosten des Projekts |
Auftrag | Noch nicht fakturiertes Auftragsvolumen |
Abgerechnet | Bereits fakturierter Umsatz |
Auftrag + Abgerechnet | Gesamtvolumen des Projekts |
Kosten | Externe Projektkosten |
Rohertrag (DB I) | Umsatz nach Abzug der Fremdkosten |
Diff Soll-Ist (DB II) | Wirtschaftlichkeit des Projekts |
Stunden
Die Kennzahl Stunden zeigt die gesamte Arbeitszeit, die auf ein Projekt gebucht wurde.
Praxisbeispiel Für das Projekt wurden insgesamt 60 Stunden erfasst. → Stunden = 60 h
Warum ist das wichtig?
Die gebuchten Stunden bilden die Grundlage für viele weitere Kennzahlen und zeigen den tatsächlichen Aufwand eines Projekts.
🧮 Berechnung: Summe aller auf das Projekt gebuchten Stunden.
Soll Honorar
Das Soll Honorar zeigt den Wert der geleisteten Arbeit auf Basis der hinterlegten Kundenstundensätze.
Es beantwortet die Frage: Welchen Wert hätte die geleistete Arbeit nach Preisliste?
Praxisbeispiel Die 60 gebuchten Stunden entsprechen auf Basis der Kundenpreise einem Honorar von 6.100 €. → Soll Honorar = 6.100 €
Warum ist das wichtig? Das Soll Honorar zeigt den Wert Ihrer geleisteten Arbeit aus Sicht des Kunden. Vergleichen Sie diesen Wert mit dem bereits abgerechneten Umsatz, erkennen Sie schnell, ob Leistungen bereits vollständig fakturiert wurden.
🧮 Berechnung: Gebuchte Stunden × Kundenstundensätze
Interne Stundenkosten
Die Internen Stundenkosten zeigen, welche Personalkosten Ihrem Unternehmen durch die geleistete Arbeitszeit entstanden sind.
Die internen Stundenkosten basieren auf den hinterlegten internen Stundensätzen und unterscheiden sich vom Soll Honorar, das mit den Kundenstundensätzen berechnet wird.
Praxisbeispiel Die 60 geleisteten Stunden verursachen interne Kosten von 3.000 €. → Interne Stundenkosten = 3.000 €
Warum ist das wichtig? Diese Kennzahl zeigt, was ein Projekt Ihr Unternehmen tatsächlich gekostet hat und bildet die Grundlage für die interne Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.
🧮 Berechnung: Gebuchte Stunden × interne Stundensätze
Auftrag
Die Kennzahl Auftrag zeigt den noch nicht fakturierten Teil des vereinbarten Auftragsvolumens.
Praxisbeispiel Der Kunde hat einen Auftrag über 10.000 € erteilt. Davon wurden bereits 5.500 € fakturiert. → Auftrag = 4.500 €
Warum ist das wichtig? Sie erkennen auf einen Blick, welches Umsatzpotenzial aus bestehenden Aufträgen noch offen ist.
🧮 Berechnung: Auftragswert − bereits fakturierte Ausgangsrechnungen
Abgerechnet
Die Kennzahl Abgerechnet zeigt den Umsatz, der bereits über Ausgangsrechnungen fakturiert wurde.
Es werden ausschließlich Ausgangsrechnungen mit einer Rechnungsnummer berücksichtigt.
Praxisbeispiel Für das Projekt wurden bereits zwei Teilrechnungen über insgesamt 5.500 € erstellt. → Abgerechnet = 5.500 €
Warum ist das wichtig? Sie erkennen, welcher Umsatz bereits realisiert wurde.
🧮 Berechnung: Summe aller fakturierten Ausgangsrechnungen
Auftrag + Abgerechnet
Die Kennzahl Auftrag + Abgerechnet zeigt das gesamte wirtschaftliche Volumen eines Projekts.
Praxisbeispiel
- Auftrag offen: 4.500 €
- Bereits abgerechnet: 5.500 €
→ Auftrag + Abgerechnet = 10.000 €
Warum ist das wichtig? Diese Kennzahl zeigt den Gesamtwert eines Projekts – unabhängig davon, wie viel bereits fakturiert wurde.
🧮 Berechnung: Auftrag + Abgerechnet
Kosten
Die Kennzahl Kosten umfasst alle projektbezogenen Fremdkosten, die über Eingangsrechnungen erfasst wurden.
Praxisbeispiel Für das Projekt wurden folgende Eingangsrechnungen erfasst:
- Fotograf: 800 €
- Stockfotos: 150 €
→ Kosten = 950 €
Warum ist das wichtig? Die Kosten zeigen, welche externen Ausgaben für ein Projekt angefallen sind und bilden die Grundlage für die Berechnung des Rohertrags.
Berücksichtigt werden alle Eingangsrechnungen – unabhängig davon, ob sie bereits gebucht oder lediglich vorerfasst wurden. Kosten aus dem Modul Bestellungen fließen nicht in diese Kennzahl ein.
🧮 Berechnung: Summe aller projektbezogenen Eingangsrechnungen
Rohertrag (DB I)
Der Rohertrag (Deckungsbeitrag I) zeigt, wie viel Umsatz nach Abzug der Fremdkosten verbleibt.
Praxisbeispiel
- Abgerechnet: 5.500 €
- Kosten: 950 €
→ Rohertrag = 4.550 €
→ Rohertrag = 82,7 %
Warum ist das wichtig? Der Rohertrag zeigt, welcher Betrag nach Abzug der Fremdkosten zur Deckung Ihrer Personalkosten und Gemeinkosten zur Verfügung steht.
Je nach Auswertung kann der Rohertrag sowohl in Euro als auch in Prozent dargestellt werden.
🧮 Berechnung: Abgerechnet − Kosten
Diff Soll-Ist (DB II)
Die Diff Soll-Ist (Deckungsbeitrag II) bewertet die Wirtschaftlichkeit eines Projekts unter Berücksichtigung der geleisteten Arbeitszeit.
Je nach ausgewählter Ansicht basiert die Berechnung auf den Kundenstundensätzen (Soll Honorar) oder den internen Stundenkosten.
Praxisbeispiel (Kundensicht)
- Rohertrag: 4.550 €
- Soll Honorar: 6.100 €
→ Diff Soll-Ist = -1.550 €
Warum ist das wichtig? Diese Kennzahl hilft Ihnen einzuschätzen, wie wirtschaftlich ein Projekt durchgeführt wurde.
Ein positiver Wert bedeutet, dass der Rohertrag über dem Wert der geleisteten Arbeit liegt. Ein negativer Wert zeigt, dass die eingesetzte Arbeitszeit den erzielten Rohertrag übersteigt. Ursachen können beispielsweise ein höherer Aufwand als geplant, niedrige Verkaufspreise oder noch nicht fakturierte Leistungen sein.
Je nach Auswertung kann die Diff Soll-Ist sowohl in Euro als auch in Prozent dargestellt werden.
🧮 Berechnung
- Kundensicht: Rohertrag − Soll Honorar
- Interne Sicht: Rohertrag − Interne Stundenkosten
Viele Kennzahlen können in Poool entweder auf Basis der Kundenstundensätze oder der internen Stundensätze berechnet werden. Prüfen Sie daher vor der Interpretation einer Auswertung immer, welche Sicht aktiviert ist. Erst dadurch lassen sich Rohertrag, Diff Soll-Ist und weitere Kennzahlen korrekt bewerten.