Personalkosten gehören in vielen Unternehmen zu den größten Kostenblöcken. Durch die Abbildung von Gehältern in Poool können Sie diese Kosten in der Quartalsauswertung, der Liquiditätsplanung und weiteren Auswertungen berücksichtigen.
Dadurch können Sie beispielsweise:
- Personalkosten in Ihre Kostenplanung einbeziehen
- den Deckungsbeitrag realistischer bewerten
- Liquiditätsengpässe frühzeitig erkennen
- Budgets und Forecasts besser planen
Poool bietet hierfür zwei unterschiedliche Möglichkeiten.
Methode | Geeignet für |
Historie Gehalt | Automatische Verteilung der Personalkosten |
Wiederkehrende Eingangsrechnung | Budgetierung und detaillierte Kostenplanung |
Variante 1: Historie Gehalt
Bei dieser Variante werden die Gehaltskosten direkt am Mitarbeiter hinterlegt.
- Navigieren Sie zu
Unternehmen - Mitarbeiter - Stammdaten
- Öffnen Sie den jeweiligen Mitarbeiter
- Reiter Stammdaten auswählen
- Bereich Historie Gehalt öffnen
- + Hinzufügen wählen
- Gültig-ab-Datum eintragen
- Monatsgehalt hinterlegen
Hinterlegen Sie das Bruttogehalt inklusive Arbeitgebernebenkosten, damit die tatsächlichen Personalkosten korrekt berücksichtigt werden.
Bei Gehaltsänderungen legen Sie einen neuen Eintrag mit einem neuen Gültigkeitsdatum an. Frühere Auswertungen bleiben dadurch unverändert.
Die Gehälter werden automatisch in den Reporting-Auswertungen berücksichtigt. Diese Variante eignet sich besonders, wenn Personalkosten möglichst automatisiert gepflegt werden sollen.
Variante 2: Wiederkehrende Eingangsrechnung
Alternativ können Gehälter als wiederkehrende Eingangsrechnung erfasst werden.
- Navigieren Sie zu
Buchhaltung - Eingangsrechnungen
- Neue wiederkehrende Eingangsrechnung erstellen
- Lieferant auswählen (z. B. Lohnbüro)
- Monatliches Intervall festlegen
- Startdatum definieren
Für eine möglichst realistische Liquiditätsplanung empfiehlt sich eine Aufteilung in mehrere Positionen.
Position | Beispiel |
Nettogehälter | 40.672 € |
Sozialversicherung | 15.400 € |
Lohnsteuer und Abgaben | 10.390 € |
Dadurch können unterschiedliche Fälligkeiten besser berücksichtigt werden. Die Eingangsrechnung kann Projekten, Kostenstellen, Budgets oder Kostenaufteilungen zugeordnet werden und eignet sich besonders für Unternehmen, die Personalkosten detailliert auswerten möchten.
Welche Methode eignet sich wann?
Historie Gehalt
Empfehlenswert, wenn Sie:
- Personalkosten automatisch verteilen möchten
- möglichst wenig Pflegeaufwand wünschen
- Gehaltsdaten geschützt verwalten möchten
Wiederkehrende Eingangsrechnung
Empfehlenswert, wenn Sie:
- Personalkosten Budgets zuordnen möchten
- eine detaillierte Liquiditätsplanung benötigen
- Kostenstellen oder Projekte separat auswerten möchten
Auswertung
Beide Varianten werden in den Reporting-Auswertungen berücksichtigt. Je nach verwendeter Methode erscheinen die Personalkosten entweder
- als automatisch verteilte Gehaltskosten aus den Mitarbeiterstammdaten oder
- als Kosten aus Eingangsrechnungen.
Werden beide Varianten parallel verwendet, werden sie getrennt ausgewiesen.
Praxistipps
Liquiditätsplanung verbessern
Wenn Sie Gehälter über wiederkehrende Eingangsrechnungen erfassen, können Sie Gehälter sowie Steuern und Sozialabgaben getrennt anlegen. Dadurch werden unterschiedliche Zahlungszeitpunkte in der Liquiditätsplanung korrekt berücksichtigt.
Buchhaltungsexport
Werden Gehälter über Eingangsrechnungen erfasst, erscheinen diese auch im Buchhaltungsexport. Nutzen Sie hierfür einen eigenen Nummernkreis oder schließen Sie diese Rechnungen vom Export aus, um Doppelbuchungen in der Finanzbuchhaltung zu vermeiden.