Der Eingangsrechnungs-Export ermöglicht den Download aller erfassten Eingangsrechnungen eines bestimmten Zeitraums – entweder als strukturierte Excel-Tabelle (XLSX) für Auswertungen oder als ZIP-Archiv mit den Belegdokumenten für die Ablage. Er liefert alle relevanten Lieferantendaten, Beträge, Zahlungsstatus und die USt.-Aufteilung.
✨ Vorteile
- Vollständige Lieferantenübersicht: Alle relevanten Stammdaten inkl. UID-Nummer und Kreditorenkonto auf einen Blick
- Transparente Kostenstruktur: Zuordnung zu Projekten, Budgets und Kostenstellen direkt ersichtlich
- Detaillierte USt.-Aufteilung: Automatische Aufschlüsselung nach Steuersätzen für die Buchhaltung
- Zahlungsstatus im Überblick: Offene, bezahlte und fällige Beträge sofort erkennbar
🔧 Export-Varianten
Variante | Format | Inhalt | Typischer Anwendungsfall |
Eingangsrechnungen | XLSX | Strukturierte Datentabelle mit allen Rechnungsfeldern | Auswertungen, Buchhaltung, Reporting |
Dokumente | ZIP | Belegbilder der Eingangsrechnungen | Archivierung, Weitergabe an Steuerberater |
🚀 So erstellen Sie den Export
- Navigieren Sie zu
Buchhaltung - Export
- Wählen Sie den gewünschten Zeitraum (Filterung nach Rechnungsdatum)
- Optional: Grenzen Sie über Eingangsrechnungsnummer von/bis auf bestimmte Rechnungsnummern ein
- Klicken Sie auf Eingangsrechnungen für die XLSX-Datei oder auf Dokumente in der Eingangsrechnungs-Zeile für das Beleg-Archiv
Die Einschränkung auf einen Zeitraum wird durch die Angabe eines Rechnungsnummernbereichs deaktiviert.
Wichtiger Hinweis zum Datumsfilter
Der Zeitraumfilter bezieht sich ausschließlich auf das Rechnungsdatum – nicht auf das Fälligkeitsdatum oder Buchungsdatum!
Weitere Hinweise
- Die Umsatzsteuer-Spalten werden dynamisch basierend auf den im System konfigurierten Steuersätzen generiert.
- Der Export enthält alle Eingangsrechnungen unabhängig vom Status (Offen, Bezahlt, etc.).
💼 Anwendungsfälle
Szenario 1: Monatliche Buchhaltung
Sie exportieren alle Eingangsrechnungen eines Monats und übergeben die Datei an Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater. Die USt.-Aufteilung ermöglicht eine direkte Zuordnung zu den entsprechenden Steuerkonten.
Szenario 2: Projektkostenkontrolle
Sie filtern den Export nach einem bestimmten Zeitraum und analysieren anschließend in Excel, welche Kosten welchen Projekten zugeordnet wurden. Die Spalte "Projektnummer(n)" ermöglicht eine einfache Pivot-Auswertung.
Szenario 3: Offene-Posten-Analyse
Sie exportieren alle Eingangsrechnungen und filtern in Excel nach Status "Offen" und dem Fälligkeitsdatum, um überfällige Zahlungen zu identifizieren.
Szenario 4: Vorsteuer-Voranmeldung vorbereiten
Für die UStVA benötigen Sie alle Eingangsrechnungen eines Monats. Exportieren Sie den relevanten Zeitraum und nutzen Sie die aufgeschlüsselten USt-Spalten für Ihre Meldung.
📋 Enthaltene Felder (XLSX)
Lieferantenbezogene Felder
Feld | Beschreibung |
Lieferantennummer | Eindeutige Kennung des Lieferanten in Poool |
Lieferant Konto | Kreditorenkonto aus der Buchhaltung |
Lieferant | Name des Lieferanten |
Lieferant UID | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten |
Rechnungsbezogene Felder
Feld | Beschreibung |
Rechnungsnummer (Lieferant) | Rechnungsnummer vom Lieferanten |
Rechnungsnummer (intern) | Interne Rechnungsnummer in Poool (z.B. ER-XXX-0001) |
Eingangsrechnung | Bezeichnung/Titel der Eingangsrechnung |
Rechnungsdatum | Datum der Rechnung (Filterkriterium!) |
Fälligkeit | Fälligkeitsdatum der Zahlung |
Status | Aktueller Status (Offen, Bezahlt, etc.) |
Zahlungsmittel | Verwendetes Zahlungsmittel |
Beleg | Angabe ob Belegbild vorhanden (ja/nein) |
Tags | Zugewiesene Tags zur Kategorisierung |
Zuordnungen
Feld | Beschreibung |
Kundennummer | Zugeordnete Kundennummer (falls vorhanden) |
Projektnummer(n) | Zugeordnete Projektnummer(n) |
Budget | Zugewiesenes Budget |
Kostenstelle | Zugewiesene Kostenstelle |
Aufteilung | Art der Kostenaufteilung (z.B. Fixkosten, Personal) |
Beträge
Feld | Beschreibung |
Summe netto | Nettobetrag der Rechnung |
Summe brutto | Bruttobetrag der Rechnung |
Summe bezahlt | Bereits bezahlter Betrag |
Summe Abzüge | Abgezogene Beträge (z.B. Skonto) |
Summe offen | Noch offener Restbetrag |
Ust. [Steuersatz] | Aufschlüsselung nach konfigurierten Steuersätzen (dynamisch) |