Der Ausgangsrechnungs-Export ermöglicht den Download aller Ausgangsrechnungen eines bestimmten Zeitraums – entweder als strukturierte Excel-Tabelle (XLSX) für Auswertungen oder als ZIP-Archiv mit den Original-PDF-Dokumenten für die Ablage. Er liefert alle relevanten Rechnungsdaten inklusive Zahlungsstatus und Fälligkeiten.
✨ Vorteile
- Flexibles Format: Wählen Sie zwischen Datentabelle (XLSX) oder Originaldokumenten (PDF-ZIP)
- Zeitraumfilter: Exportieren Sie gezielt Rechnungen nach Rechnungsdatum
- Zahlungsstatus: Zeigt offene, bezahlte und überfällige Rechnungen
- Buchhaltungsintegration: Ideal für DATEV-Vorbereitung und Steuerberater
🔧 Export-Varianten
Variante | Format | Inhalt | Typischer Anwendungsfall |
Ausgangsrechnungen | XLSX | Strukturierte Datentabelle mit allen Rechnungsfeldern | Auswertungen, Buchhaltung, Reporting |
Dokumente | ZIP | Original-PDF-Dateien der Rechnungen | Archivierung, Weitergabe an Steuerberater |
🚀 So erstellen Sie den Export
- Navigieren Sie zu
Buchhaltung - Export
- Wählen Sie den gewünschten Zeitraum (Filterung nach Rechnungsdatum)
- Klicken Sie auf Ausgangsrechnungen für die XLSX-Datei oder auf Dokumente in der Ausgangsrechnungs-Zeile für das PDF-Archiv
Wichtiger Hinweis zum Datumsfilter
Der Zeitraumfilter bezieht sich ausschließlich auf das Rechnungsdatum – nicht auf den Leistungszeitraum oder das Fälligkeitsdatum!
Beispiel: Eine Rechnung vom 15.01.2026 mit Leistungszeitraum Dezember 2025 erscheint nur im Export für Januar 2026, nicht im Dezember-Export.
- Der Export enthält nur die Gesamtsummen je Rechnung. Für eine detaillierte Positionsübersicht nutze den Kalkulationspositions-Export.
- Die Umsatzsteuer-Spalten werden dynamisch basierend auf den im System konfigurierten Steuersätzen generiert.
💼 Anwendungsfälle
Szenario 1: Umsatzauswertung nach Zeitraum
Sie möchten wissen, welcher Umsatz im letzten Quartal fakturiert wurde. Exportieren Sie alle Rechnungen des Zeitraums als XLSX und summieren Sie die Netto-Beträge – gruppiert nach Kunde, Projekt oder Monat.
Szenario 2: Offene Posten prüfen
Sie möchten alle offenen Rechnungen identifizieren. Filtern Sie im Export nach Status "Offen" und prüfen Sie die Fälligkeitsdaten für Ihr Mahnwesen.
Szenario 3: Unterlagen für Steuerberater
Ihr Steuerberater benötigt alle Rechnungsbelege eines Monats oder Jahres. Exportieren Sie die Dokumente als ZIP und übergeben Sie die gesammelten PDFs zusammen mit der XLSX-Übersicht.
Szenario 4: Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereiten
Für die UStVA benötigen Sie alle Rechnungen eines Monats. Exportieren Sie den relevanten Zeitraum und nutzen Sie die aufgeschlüsselten USt-Spalten für Ihre Meldung.
📋 Enthaltene Felder (XLSX)
Kundenbezogene Felder
Feld | Beschreibung |
Kundennummer | Eindeutige Kennung des Kunden |
Kunde Buchhaltung | Kundenname für Buchhaltungszwecke |
Kunde | Name des Kunden |
Kunde offiziell | Offizieller/rechtlicher Kundenname |
Kunden UID | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden |
Kundenverantwortlich | Zuständige Person für den Kunden |
Projektbezogene Felder
Feld | Beschreibung |
Projekttyp | Kategorisierung des Projekts |
Projektnummer | Eindeutige Projektkennung |
Projekt | Projektbezeichnung |
Team | Zugeordnetes Team |
Projektverantwortlich | Zuständige Projektleitung |
Phase | Zugehörige Projektphase |
Rechnungsbezogene Felder
Feld | Beschreibung |
Rechnungstitel | Bezeichnung/Betreff der Rechnung |
Rechnungsnummer | Eindeutige Rechnungsnummer |
Leistungszeitraum | Zeitraum der abgerechneten Leistung |
Rechnungsdatum | Datum der Rechnung (Filterkriterium!) |
Fälligkeit | Zahlungsziel der Rechnung |
Rechnungsstatus zum Exporttag | Aktueller Status zum Zeitpunkt des Exports (Offen, Bezahlt, etc.) |
Tags | Zugewiesene Schlagwörter |
Rechnungsverantwortlich | Zuständige Person für diese Rechnung |
Bestellnummer | Kundenbestellnummer (falls vorhanden) |
Leistungen
Feld | Beschreibung |
Eigenleistungen | Interne Leistungen auf dieser Rechnung |
Fremdleistungen | Externe/eingekaufte Leistungen auf dieser Rechnung |
Beträge
Feld | Beschreibung |
Summe netto | Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer |
Summe brutto | Rechnungsbetrag inkl. Umsatzsteuer |
Summe bezahlt | Bereits eingegangene Zahlungen |
Summe Abzüge | Abzüge (z.B. Skonto, Gutschriften) |
Summe offen | Noch offener Restbetrag |
Ust. [Steuersatz] | Aufschlüsselung nach konfigurierten Steuersätzen (dynamisch) |