Der Auftrags-Export ermöglicht den Download aller Aufträge eines bestimmten Zeitraums – entweder als strukturierte Excel-Tabelle (XLSX) für Auswertungen oder als ZIP-Archiv mit den Original-PDF-Dokumenten für die Ablage. Im Vergleich zum Angebots-Export enthält er zusätzlich Planwerte und Abrechnungsstände.
✨ Vorteile
- Flexibles Format: Wählen Sie zwischen Datentabelle (XLSX) oder Originaldokumenten (PDF-ZIP)
- Zeitraumfilter: Exportieren Sie gezielt Aufträge nach Auftragsdatum
- Plan-Ist-Vergleich: Enthält Eigen- und Fremdleistungen mit Soll-, Ist- und Differenzwerten
- Abrechnungsstand: Zeigt bereits abgerechnete Beträge pro Auftrag
🔧 Export-Varianten
Variante | Format | Inhalt | Typischer Anwendungsfall |
Aufträge | XLSX | Strukturierte Datentabelle mit allen Feldern inkl. Plan-Ist-Vergleich | Auswertungen, Controlling, Reporting |
Dokumente | ZIP | Original-PDF-Dateien der Aufträge | Archivierung, Weitergabe an Steuerberater |
🚀 So erstellen Sie den Export
- Navigieren Sie zu
Buchhaltung - Export
- Wählen Sie den gewünschten Zeitraum (Filterung nach Auftragsdatum)
- Klicken Sie auf Aufträge für die XLSX-Datei oder auf Dokumente in der Auftrags-Zeile für das PDF-Archiv
Wichtige Hinweise
- Der Datumsfilter bezieht sich auf das Auftragsdatum, nicht auf das Erstellungsdatum im System.
- Der Auftrags-Export enthält nur die Gesamtsummen je Auftrag. Benötigst du eine detaillierte Positionsübersicht mit allen Einzelpositionen eines Auftrags, nutze stattdessen den Kalkulationspositions-Export.
- Die Planwerte (Soll) stammen aus der Auftragsplanung und werden mit den tatsächlich gebuchten Werten (Ist) verglichen.
- Die Umsatzsteuer-Spalten werden dynamisch basierend auf den im System konfigurierten Steuersätzen generiert.
💼 Anwendungsfälle
Szenario 1: Auftragsvolumen analysieren
Sie möchten wissen, welche Aufträge in Q1 beauftragt wurden und wie hoch das Auftragsvolumen ist. Exportieren Sie alle Aufträge des Zeitraums als XLSX und werten Sie Summe netto nach Kunde oder Projekt aus.
Szenario 2: Plan-Ist-Abgleich für Controlling
Sie möchten prüfen, welche Aufträge über oder unter Plan liegen. Nutzen Sie die Felder Eigenleistungen Diff und Fremdleistungen Diff, um Abweichungen zwischen Planung und Realität zu identifizieren.
Szenario 3: Offene Abrechnungen identifizieren
Vergleichen Sie Summe netto mit Summe abgerechnet netto, um Aufträge zu finden, bei denen noch Beträge zur Abrechnung ausstehen.
Szenario 4: Unterlagen für Steuerberater
Ihr Steuerberater benötigt alle Auftragsbelege eines Jahres. Exportieren Sie die Dokumente als ZIP und übergeben Sie die gesammelten PDFs.
📋 Enthaltene Felder (XLSX)
Kundenbezogene Felder
Feld | Beschreibung |
Kundennummer | Eindeutige Kennung des Kunden |
Kunde | Name des Kunden |
Kundenverantwortlich | Zuständige Person für den Kunden |
Projektbezogene Felder
Feld | Beschreibung |
Projekttyp | Kategorisierung des Projekts |
Projektnummer | Eindeutige Projektkennung |
Projekt | Projektbezeichnung |
Team | Zugeordnetes Team |
Projektverantwortlich | Zuständige Projektleitung |
Phase | Aktuelle Projektphase |
Auftragsbezogene Felder
Feld | Beschreibung |
Auftragstitel | Bezeichnung des Auftrags |
Auftragsnummer | Eindeutige Auftragsnummer |
Bestellnummer | Kundenbestellnummer (falls vorhanden) |
Auftragsdatum | Datum der Beauftragung (Filterkriterium) |
Status | Aktueller Auftragsstatus (z.B. Offen, Abgeschlossen) |
Tags | Zugewiesene Schlagwörter |
Auftragsverantwortlich | Zuständige Person |
Planwerte und Leistungen
Feld | Beschreibung |
Eigenleistungen Soll | Geplante interne Leistungen laut Auftragsplanung |
Eigenleistungen Ist | Tatsächlich gebuchte interne Leistungen |
Eigenleistungen Diff | Differenz zwischen Soll und Ist (positiv = unter Plan) |
Fremdleistungen Soll | Geplante externe Leistungen laut Auftragsplanung |
Fremdleistungen Ist | Tatsächlich gebuchte externe Leistungen |
Fremdleistungen Diff | Differenz zwischen Soll und Ist (positiv = unter Plan) |
Beträge
Feld | Beschreibung |
Summe Auftragsplanung netto | Geplanter Gesamtbetrag laut Auftragsplanung |
Summe abgerechnet netto | Bereits in Rechnung gestellter Betrag |
Summe netto | Gesamtbetrag des Auftrags ohne Umsatzsteuer |
Summe brutto | Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer |
Ust. [Steuersatz] | Aufschlüsselung nach konfigurierten Steuersätzen |