Workflow Freigabeprozess

In Poool gibt es die Möglichkeit Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Aufträge und Angebote von gewissen Personen freigeben zu lassen.

Damit die unterschiedlichen Freigabeprozesse überhaupt angewendet werden können, müssen die Freigabeprozesse zuerst definiert werden. Dazu navigieren Sie zu System → Freigabeprozesse. Mit dem Button + Freigabeprozess können Sie einen neuen Freigabeprozess hinzufügen.

Im ersten Schritt müssen Sie dem Freigabeprozess einen Namen geben und auswählen, ob der Prozess aktiv ist oder nicht. Sie können für den Freigabeprozess Werte festlegen. Dies bedeutet, dass er automatisch für jede Kalkulation zwischen diesen beiden Werten angewendet wird.

Sie können auch entscheiden, bei welchem Bereich der Freigabeprozess angewendet werden soll.

Im nächsten Schritt können Sie die unterschiedlichen Stufen des Freigabeprozesses definieren. Mit dem Button + Schritt können Sie einen weiteren Schritt im Freigabeprozess hinzufügen. Sie können entscheiden, ob die Rechnung nur von einer oder mehreren Personen freigegeben werden muss. Für jeden dieser Schritte können Sie einen Titel und eine Beschreibung vergeben.

Sie können hier auch entscheiden, ob die Änderung der Daten nach diesem Schritt noch möglich ist oder nicht.

In diesem Schritt wird auch die Verantwortliche Person oder Rolle für die Freigabe des Dokuments sowie einen Fallback ausgewählt. Es können beliebig viele Schritte definiert werden.

Sobald die einzelnen Freigabeprozesse im Hintergrund angelegt und aktiv sind, werden sie in den entsprechenden Kalkulationen direkt angewandt. Im linken oberen Eck erscheint ein Zeichen für den Freigabeprozess mit der entsprechenden Farbe des Freigabestatus. Ist das Icon gelb hinterlegt, bedeutet das, dass der Freigabeprozess noch offen ist. Sobald die Farbe Grün wird, ist der Freigabeprozess abgeschlossen.

In diesem Schritt kann auch ein weiterer Freigabeprozess manuell hinzugefügt werden. Dafür klicken Sie auf das Icon für den Freigabeprozess und wählen im Drop-Down-Menü den Freigabeprozess, den Sie noch hinzufügen möchten.

Um ein Dokument freizugeben, navigieren Sie zu Projekte → Freigaben. Es öffnet sich eine Liste mit allen Dokumenten, die auf eine Freigabe warten. Filtern Sie nach dem Verantwortlichen um eine Liste der Rechnungen zu bekommen, für die Sie verantwortlich sind.

Sie können das Dokument entweder mit der Schnellfreigabe über den Haken direkt freigeben oder den Freigabeprozess auf der rechten Seite mit dem Icon öffnen.

Sie sehen, welche Freigabeprozesse bei der Rechnung angewandt wurden bzw. können noch weitere Prozesse hinzufügen.

Um den offenen Prozess freigeben zu können, öffnen Sie den Freigabeprozess. Sie sehen dann die Informationen zu dem Prozess und können diesen kommentieren und mit dem Button Freigeben den Prozess abschließen.

Sie können sich vor der Freigabe das Dokument auch nochmal genau ansehen. Dazu klicken Sie in der Liste auf das Dokument, das Sie öffnen wollen.

Sie gelangen in die Kalkulation des Dokuments, wo sie alle Positionen bearbeiten und anpassen können. Um Ihren Schritt dann freigeben zu können, klicken Sie erneut auf das Freigabe-Icon und öffnen Sie die Freigabemaske, indem Sie den gewünschten Freigabeprozess auswählen.

Im nächsten Schritt können Sie dann wie oben beschrieben wieder ein Kommentar schreiben und mit + Kommentar hinzufügen. Mit dem Button Freigabe geben Sie den Schritt frei.

In den einzelnen Übersichtslisten der Dokumente (z.B. Ausgangsrechnungen, Angebote,…) sehen Sie den aktuellen Stand einer Rechnung und können auch den bisherigen Prozess verfolgen. Wenn Sie auf das Freigabe-Icon klicken, können Sie sehen in welchem Freigabeschritt sich das Dokument befindet oder wann und von wem das Dokument freigegeben wurde. Der Freigabeprozess kann mit dem runden Pfeil auch einen Schritt zurückgesetzt werden oder gelöscht werden.

Allen Benutzern und Benutzerinnen steht in Poool ein Widget “Meine Freigaben” zur Verfügung. Darüber können Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Ihre ausstehenden Freigaben einsehen und direkt bearbeiten. Das Widget kann durch Doppelklick auf dem Dashboard hinzugefügt werden.

Wichtig: Sollten Freigaben für Bereiche angefordert werden, auf die kein Zugriff besteht, werden sensible Informationen wie z.B. Summen ausgeblendet und der Benutzer informiert. In diesen Fällen sollte der Workflow Administrator einschreiten und die Freigabe bzw. dem Benutzer die entsprechenden Berechtigungen erteilen.

Für mehr Kontrolle über Ihre Freigaben stehen spezielle Berechtigungen zur Verfügung. Grundsätzlich können alle Mitarbeiter Freigaben erteilen. Ausgewählte Mitarbeiter können über spezielle Berechtigungen alle ausstehenden Freigaben einsehen (Management) und diese ggf. auch direkt bearbeiten (Administration). Die Berechtigungen erteilen Sie unter Benutzer → Rollen / Benutzer → Verwaltung. Freigabeadministratoren können alle Freigaben erteilen bzw. Freigabeprozesse zurücksetzen. Wir empfehlen im Unternehmen min. eine Person als Freigabeadministrator zu bestimmen, um steckende Prozesse anstoßen zu können.