Herzlich Willkommen zu dieser Schulung. Heute möchten wir Ihnen die Ressourcenplanungsfunktionen in Poool, einem umfangreichen Ressourcenplanungs- und Projektmanagement-Tool, vorstellen.

Unser Ziel ist es, Ihnen zu zeigen, wie Sie die Funktionen dieses Tools optimal nutzen können, um Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Die Ressourcenplanungsfunktionen finden Sie im Schnellstartmenü auf der rechten Seite von Poool.

Sie bestehen aus drei Hauptansichten: Teamübersicht, Planen und Zuweisen.

Im Bereich 'Team' können Sie Arbeitsgruppen erstellen und verwalten. Dies ermöglicht Ihnen eine effiziente Kategorisierung Ihrer Mitarbeiter basierend auf ihren jeweiligen Tätigkeiten oder Verantwortlichkeiten. Ob Sie Teams nach Fachgebieten, Projekten oder sonstigen Anforderungen gruppieren, bleibt dabei ganz Ihrer individuellen Organisationsstruktur überlassen.

Zusätzlich zu Ihren Mitarbeitern haben Sie in Poool die Möglichkeit, weitere wichtige Ressourcen zu planen und zuzuweisen. Diese könnten beispielsweise Räumlichkeiten, Geräte oder sogar spezielle Software sein. Mit dieser Funktion können Sie sicherstellen, dass alle benötigten Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar sind.

So könnten Sie beispielsweise einen bestimmten Konferenzraum für Meetings reservieren oder den Einsatz eines speziellen Druckers planen. Diese Ressourcen können teamübergreifend verplant und zugewiesen werden, was für eine effiziente und transparente Ressourcennutzung sorgt.

Der Bereich 'Team' in Poool bietet also nicht nur eine Übersicht über Ihre Mitarbeiter und deren Einsatz, sondern erlaubt Ihnen, sämtliche Ressourcen, die für die erfolgreiche Durchführung Ihrer Projekte notwendig sind, zu verwalten und zu koordinieren.

Die 'Planung' ist der Kern der Ressourcenplanung. Hier sehen Sie eine Zeitleiste für jeden Mitarbeiter und können Planungselemente hinzufügen und bearbeiten.

Diese Elemente bestehen aus einer Größe, die das Ausmaß der geplanten Arbeit repräsentiert, und einer Farbe, die Sie selbst festlegen können, um verschiedene Arten von Arbeit zu kennzeichnen. Sie können diese Elemente auch mit Tickets oder Aufgaben aus Poool verknüpfen, um Ihre Planung mit den tatsächlichen Arbeitsaufträgen zu verknüpfen.

Das Planbuch ist ein wesentliches Instrument innerhalb der Planungsfunktion von Poool. Es bietet Ihnen eine kompakte Übersicht über bestehende Aufträge, Tickets und Aufgaben und erlaubt es Ihnen, diese nahtlos in Ihre Ressourcenplanung einzubeziehen.

Doch das Planbuch ist nicht nur ein einfacher Projektplaner. Seine wahre Stärke zeigt sich in der direkten Verknüpfung, die es zwischen den erstellten Planungselementen und den zugehörigen Projektelementen herstellt. Das bedeutet, dass jedes Element, das Sie im Planbuch erstellen, unmittelbar mit dem entsprechenden Auftrag, Ticket oder Aufgabe in Poool verlinkt wird.

Diese direkte Verbindung schafft eine einheitliche und übersichtliche Struktur in Ihren Projekten. Sie können sofort erkennen, welches Planungselement zu welchem Projektelement gehört, was mögliche Abweichungen und Verzögerungen leicht erkennbar macht.

Zusätzlich spart das Planbuch Ihnen wertvolle Zeit bei der Projektplanung. Statt manuell Aufträge, Tickets und Aufgaben in die Ressourcenplanung zu übertragen, können Sie dies nun in einem einzigen Schritt erledigen. So bleibt Ihnen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aspekte Ihrer Projektarbeit.

Das Planbuch ist somit ein unverzichtbares Werkzeug in Poool, das Ihnen dabei hilft, den Überblick zu behalten, effizienter zu planen und letztendlich erfolgreiche Projekte zu realisieren.

Die Funktion 'Zuweisung' bietet eine umfassende und interaktive Darstellung der Aufgabenverteilung über ein Kanban-Board. Hier wird jede zugewiesene Aufgabe, unabhängig von ihrem Status, für jeden Mitarbeiter deutlich sichtbar. Mit Filtern können Sie das Board individuell anpassen und so schnell einen Überblick über die Aufgaben jedes einzelnen Teammitglieds gewinnen.

Dieses visuelle Tool eignet sich besonders gut für regelmäßige Teamtreffen und Jour Fixes. Auf einen Blick können Sie den Fortschritt der Aufgaben und mögliche Engpässe identifizieren, wodurch die Produktivität gesteigert und die Zusammenarbeit im Team verbessert werden kann.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil dieser Funktion ist die individuelle Gestaltung der Kanban-Boards. Sobald ein Mitarbeiter einem Team zugewiesen wird, erhält er automatisch ein personalisiertes Kanban auf seinem Dashboard. Dies ermöglicht jedem Mitarbeiter, seinen Arbeitsfluss zu organisieren und den Überblick über seine zugewiesenen Aufgaben zu behalten.

Aber das Zuweisungskanban ist nicht nur ein einfacher Aufgabenmanager. Es ermöglicht auch die Zeiterfassung auf projektspezifischer Ebene. Mit verknüpften Elementen können Mitarbeiter ihre Projektzeiten direkt über das Kanban-Board buchen. Dies schafft eine noch engere Verbindung zwischen Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung, was zu einer weiteren Effizienzsteigerung in Ihren Projekten führen kann.

Insgesamt ist die Zuweisungsfunktion ein vielseitiges und leistungsfähiges Werkzeug innerhalb von Poool, das dazu beiträgt, die Transparenz und Produktivität in Ihren Teams zu erhöhen.

Um die Verwendung dieser Funktionen zu verdeutlichen, werden wir Ihnen eine Demonstration geben, in der wir zeigen, wie Sie Ihre Teams erstellen, Planungselemente zuweisen und Ihre Ressourcen mit dem Planbuch verwalten.

Die Ressourcenplanung ist ein leistungsfähiges Werkzeug in Poool, das Ihnen hilft, Ihre Mitarbeiter effizient zu verwalten und den Überblick zu behalten. Wir hoffen, dass diese Schulung Ihnen geholfen hat, ein besseres Verständnis für die Funktionen der Ressourcenplanung in Poool zu gewinnen.

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und wir freuen uns darauf, Sie bei zukünftigen Schulungen zu unterstützen.

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