Projekte sind in Poool der Dreh- und Angelpunkt des täglichen Geschäfts. Deshalb gibt es bei den Poool Projekten ein eingebautes Controlling.

Durch das Benutzen von Poool werden automatisch Auswertungen und Vergleiche angelegt um einen guten Überblick des Projektfortschritts und der Wirtschaftlichkeit zu geben. Je mehr Details in Poool gepflegt werden desto präziser und wertvoller werden die Auswertungen.

Im Projektcontrolling können wir sehen ob sich das Projekt inhaltlich in die richtige Richtung entwickelt und wie es um das Budget des Projektes steht.

Der Auftrag dient dazu als Basis und die Zeit- und Kostenaufwände werden kontinuierlich gegenübergestellt damit wir hier immer sehen wo wir stehen und ob das Projekt rentabel ist.

Auf einen Blick sehen Sie den Auftragswert , wie viel davon beauftragt worden ist und was schon abgerechnet ist.

Die Kosten am Projekt setzen sich zusammen aus Fremdkosten die dem Projekt zugeordnet sind, sowie die Kosten der Mitarbeiterstunden welche auf dieses Projekt, Phasen oder verbundene Tickets gebucht worden sind. Durch diese Ansicht können Sie auf einen Blick sehen wie es finanziell um dieses Projekt steht.

Bei einem Auftrag werden die Leistungen meist mit Stunden und einem Preis angegeben. Hier muss aber beim Controlling aufgepasst werden da nicht jeder Mitarbeiter in Poool gleich viel kostet. Sollte beispielsweise ein Projektleiter (€150/Stunde) anstatt des verkauften Beraters (€100/Stunde) mit einem höheren Stundensatz die offenen Stunden buchen, wären die Stunden zwar richtig verbucht, aber das Budget überschritten. Deshalb empfiehlt es sich in Poool immer ein Auge auf die finanziellen Kennzahlen zu halten und sich nicht nur auf die verbrauchten Stunden zu konzentrieren.

Die gebuchte Zeit der Projekte kommt in den meisten Fällen direkt von den Tickets. Bei den Tickets werden die angebotenen Leistungen auf Aufgaben runtergebrochen und den Mitarbeitern zugeteilt. Hier wird pro Aufgabe ein Zeitkontingent hinterlegt welches dann von den Mitarbeitern gebucht werden kann. Diese gebuchten Zeiten werden automatisch in der Auswertung des Projektes aufgegriffen.

Hier empfehlen wir auch zu kontrollieren ob der angebotene Stundensatz mit dem des Mitarbeiters übereinstimmt. In Poool können bei den Tickets auch noch ein anderes Zeitkontingent und Zeitwert angegeben werden als bei der verkauften Funktion im Auftrag.

Sollte es mehrere Budgets und Angebote geben, kann bei den Tickets auch definiert werden von welchem Zeitkontingent diese Aufgabe abgebucht werden soll.

Im Projekt unter dem Tab Aufträge finden wir hier den Bereich Auswertung.

In diesem Bereich finden wir die Leistungsauswertung des Projektes basierend auf den Aufträgen. Hier werden alle verkauften Leistungen mit den Stunden und Geldwerten aus dem Auftrag angezeigt.

Alle Buchungen auf einem Projekt werden hier angezeigt. Im besten Fall sind diese sauber auf die Aufgaben und Funktionen gebucht. Sollte es aber eine Buchung direkt aufs Projekt (anstatt eines Tickets oder Phase) geben wird diese auch angezeigt.

Pauschale Leistungen werden auch anhand des Mitarbeiterstundensatzes in verfügbare Zeit umgerechnet.

Leistung Pauschal €1000.

Mitarbeiterstundensatz = €100

Stunden Soll = 10 (1000/100)

Mit dem Knopf ist Kunde können wir zu Ist Intern wechseln. Hier können wir uns die Auswertung einmal mit den internen oder externen Kosten anschauen.

Mit dem Knop Diff kann zwischen € Werten und prozentualen Werten umgeschaltet werden.

Diese Ansicht aktualisiert sich immer wenn eine Rechnung erstellt worden ist.

So kann schnell kontrolliert werden ob das bisher geleistete worden ist, mit dem übereinstimmt was verrechnet worden ist. Dies ist sehr interessant für Retainer Projekte oder Projekte mit komplexeren Abrechnungsplänen.

Der Bereich Stundenkosten hilft dabei das Projekt finanziell und ergebnisorientiert zu kontrollieren. Wir sehen hier auf einen Blick wie hoch der Auftrag ist, was schon abgerechnet worden ist und welche Posten noch offen sind.

Eine gute Kennzahl um den finanziellen Erfolg eines Projektes schnell zu sehen ist der Durchschnittliche Stundensatz. Wir sehen hier einmal den Wert für die abgerechneten Leistungen und einmal für die beauftragten Leistungen in Zahlen und Prozentual.

Unter Projekt → Auftragsmanagement finden wir den Soll- und Ist-Vergleich der Eigen- und Fremdleistungen der Aufträge für alle Projekte und können uns so einen schnellen Überblick über die Lage der Projekte schaffen.

Hier gibt es auch viele Filtermöglichkeit um beispielsweise nach Projekten zu suchen wo das Budget überschritten ist. (Negativer Soll-Ist Checkbox)

Bei der Erstellung eins Projektes kann definiert werden ob direkte Zeit Buchungen auf ein Projekt möglich sind oder ob Zeiten nur auf Phasen und Tickets gebucht werden dürfen.

Für kleinere Projekte kann es durchaus interessant sein Zeiten direkt auf ein Projekt zu buchen.

Für ein besseres Controlling empfehlen wir allerdings dies zu deaktivieren und dann die Zeit Buchungen nur auf Phasen und Tickets zuzulassen. Dies hilft bei einer um m späteren Verlauf die Zeiten und somit auch Kosten besser zuordnen und kontrollieren zu können. Sollte ein Projekt mal schief gehen und zu viel Zeit brauchen, kann dann auch einfacher festgestellt werden wo diese verloren gegangen ist und dies für das nächste Angebot zu korrigieren.