Das Auftragsmanagement in Poool bietet eine zentrale, strukturierte Übersicht über alle laufenden und geplanten Aufträge. Es unterstützt Sie dabei, den Fortschritt und die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte im Blick zu behalten – sowohl aus Sicht der Eigen- als auch der Fremdleistungen. Dieser Guide zeigt Ihnen, wie Sie das Auftragsmanagement effektiv nutzen, um Projekte im Zeit- und Budgetrahmen erfolgreich abzuschließen.

Die Ansicht im Auftragsmanagement ist darauf ausgelegt, Ihnen einen umfassenden Überblick über den Status und Fortschritt Ihrer Aufträge zu bieten. Dabei können geplante und tatsächlich erbrachte Leistungen gegenübergestellt werden. Das erleichtert es Ihnen, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und gezielte Maßnahmen zu ergreifen.

In der Übersicht erhalten Sie eine kompakte, aber aussagekräftige Zusammenfassung aller zentralen Kennzahlen eines Auftrags. Sie sehen auf einen Blick, wie viele Stunden für den Auftrag geplant wurden (Soll-Stunden), wie viele davon bereits geleistet wurden (Ist-Stunden) und wie groß die Differenz ist. Ergänzt wird diese Darstellung durch eine monetäre Betrachtung: Neben den Stundenwerten können Sie auch die geplanten und tatsächlich angefallenen Kosten (Soll- und Ist-Wert) inklusive der Differenz einsehen. Dies ermöglicht Ihnen eine direkte Bewertung der Wirtschaftlichkeit und des Fortschritts Ihres Auftrags. Am rechten Rand finden Sie zudem praktische Direktlinks, mit denen Sie unmittelbar in das zugehörige Projekt, in die Kalkulation oder in relevante Dokumente springen können, um dort weiterzuarbeiten oder Detailinformationen einzusehen.

Im Soll-Ist-Vergleich sehen Sie, wie viele Stunden oder welche Kosten für einen Auftrag geplant (Soll) und tatsächlich angefallen (Ist) sind. Die Differenz zeigt, wie viel noch offen ist oder ob bereits mehr geleistet wurde als ursprünglich vorgesehen.

Die Werte im Soll-Ist-Vergleich stammen aus verschiedenen Quellen:

Mit dem Filter Stundenkosten können Sie je nach Bedarf zwischen interner und externer Sichtweise wechseln:

Diese Informationen stammen aus der Preisliste, in der für jede Leistung ein interner und ein externer Stundensatz definiert werden kann.

Eigenleistungen umfassen alle Arbeiten, die von internen Mitarbeitern des Unternehmens erbracht werden. Dies umfasst sowohl die Stunden, die Mitarbeiter auf bestimmte Projekte buchen, als auch die internen Ressourcen, die für die Durchführung des Projekts genutzt werden.

Fremdleistungen beziehen sich auf alle Dienstleistungen und Arbeiten, die von externen Anbietern oder Subunternehmern erbracht werden. Diese Leistungen sind oft vertraglich vereinbart und werden entweder pauschal oder nach Aufwand abgerechnet.

Die Zuordnung von Stunden und Fremdkosten erfolgt folgendermaßen:

Durch diese systematische Erfassung und Zuordnung der Stunden und Kosten behalten Sie stets den Überblick über den Projektfortschritt und die Budgetauslastung.

Wenn einem Auftrag keine Tickets zugewiesen sind, erscheint ein entsprechender Hinweis in der Leistungsübersicht:

Das bedeutet, dass keine Ist-Werte dargestellt werden können, da weder Zeiten erfasst noch Tickets zugeordnet wurden. Um den Soll-Ist-Vergleich korrekt darzustellen, stellen Sie bitte sicher, dass dem Auftrag mindestens ein Ticket zugewiesen ist und Zeiten darauf gebucht werden.

Im Raster Tickets sehen Sie alle mit dem Auftrag verbundenen Tickets inklusive Zeitkontingent, Termin, Status und Verantwortlichen. Mit einem Klick können Sie direkt ins Ticket springen und Anpassungen vornehmen.

Im Raster Erfasste Zeiten können Sie alle Zeiten sehen, die für den Auftrag bereits erfasst wurden. Sie sehen wer die Zeiten mit welcher Leistung gebucht hat. Zudem sehen Sie noch wann die Zeiten gebucht wurden, wie lange der jeweilige Mitarbeiter daran gearbeitet hat und welches Kommentar er hinterlassen hat.

Unter dem Raster Fremdleistungen & Kosten sehen Sie Ihre Fremdleistungen, Ihre angefallenen Kosten und Ihre Materialien die dem entsprechenden Auftrag zugeordnet sind.

Im Raster Abrechnung kann die Auftragsplanung eingesehen werden. Von dort kann auch in die Auftragsplanung gewechselt werden oder direkt mit + Rechnung eine Rechnung erstellt werden.

Mit dem Auftragsmanagement von Poool behalten Sie alle relevanten Informationen über Ihre Projekte im Blick und können diese effizient und zielgerichtet steuern.