Ein Kontakt im Adressbuch ist noch kein Kunde. Erst durch die Aktivierung wird er als Kunde erkannt – und kann dann für Projekte, Angebote und Rechnungen verwendet werden.
So aktivieren Sie einen Kunden
- Kontakt öffnen
Gehen Sie zu
CRM → Adressbuchund öffnen Sie den gewünschten Kontakt. Falls er noch nicht existiert, legen Sie ihn zuerst an.
- Reiter „Kunde" öffnen
Klicken Sie im Kontaktprofil auf den Reiter Kunde. Dort finden Sie die Schaltfläche
Aktivieren.
- Als Kunde aktivieren
Klicken Sie auf
Aktivieren. Die Standardeinstellungen greifen sofort – Sie müssen nichts weiter anpassen, wenn es ein Standardkunde ist.
- Kundenspezifische Einstellungen anpassen Optional können Sie jetzt Preisliste, Zahlungsbedingungen, Dokumentenvorlagen und weitere Einstellungen für diesen Kunden festlegen.
Wichtige Einstellungen im Überblick
Einstellung | Wofür |
Mandant | Definiert für welchen Mandanten der Kunde verwendet wird. Diese Information vererbt sich auch auf Projekte. |
Preisliste | Individuelle Preisliste für diesen Kunden – überschreibt die Standardpreisliste bei Angeboten |
Zahlungsbedingungen | Zahlungsziel und Konditionen, die automatisch auf Rechnungen erscheinen |
Steuersatz | Standardsteuersatz für den Kunden |
Buchhaltungskonto | Konto für DATEV- oder BMD-Exporte. Wird üblicherweise von der Steuerberatung vorgegeben |
Bestellnummer Pflichtfeld | Aktivieren, wenn dieser Kunde eine Bestellnummer auf jeder Rechnung verlangt |
Dokumentenversand | Definiert, wie Dokumente standardmäßig versendet werden. |
Rechnungsformat | Legt fest, ob Dokumente standardmäßig als PDF, X-Rechnung oder ZUGFeRD erzeugt werden. |
E-Mail Rechnungen | Standard-E-Mail-Adresse für den Versand von Rechnungen |
Verantwortliche Person | Intern zuständige Person für diesen Kunden |
Auswirkungen der Kundenaktivierung
Nach der Aktivierung kann der Kontakt systemweit als Kunde verwendet werden. Das hat folgende Auswirkungen:
- Der Kunde steht bei Projekten zur Auswahl
- Angebote und Rechnungen können erstellt werden
- Preislisten und Zahlungsbedingungen werden automatisch vorgeschlagen
- Rechnungsformate und Versandarten werden vorbelegt
- Buchhaltungsinformationen werden in Exporte übernommen
- Kundenbezogene Einstellungen greifen automatisch in Projekten und Dokumenten
Tipp: Wenn ein Kunde immer dieselben Zahlungsbedingungen oder Rechnungsformate verwendet, lohnt sich die Pflege direkt im Kundenprofil. Dadurch werden Projekte und Rechnungen später automatisch korrekt vorbelegt.