In diesem Guide erfahren Sie, wie Sie wiederkehrende Ausgangsrechnungen in Poool erstellen und verwalten können. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie regelmäßig Leistungen an Kunden erbringen und dafür in regelmäßigen Abständen Rechnungen stellen müssen.
Erste Schritte
Navigieren Sie zu Buchhaltung → Ausgangsrechnungen.
Wählen Sie den Raster “Wiederkehrend” und klicken Sie auf die Schaltfläche + Wiederkehrend, um eine neue wiederkehrende Ausgangsrechnung zu erstellen.
Wenn sie dies in den Ausgangsrechnungen erstellen, müssen Sie zuerst ein Projekt für die Wiederkehrende Rechnung auswählen. Befinden Sie sich bereits in einem Projekt brauchen Sie diese Information nicht anzugeben.
Rechnungsdaten erfassen
Beginnen Sie damit, den Titel der Ausgangsrechnung einzugeben. Wählen Sie die Frequenz, mit der die Rechnung versendet werden soll. Verschiedene Optionen wie monatlich, vierteljährlich usw. stehen zur Verfügung.
Sie können auch die Daten für die nächsten wiederkehrenden Rechnungen auf der rechten Seite des Bildschirms sehen. Im Raster "Verlauf" können Sie alle bereits erstellten Rechnungen einsehen.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den entsprechenden Kunden aus, falls er bereits im CRM-System hinterlegt ist. Falls nicht, können Sie die Kundendaten manuell eingeben.
Tragen Sie die Zahlungs- und Skontofrist ein und fügen Sie bei Bedarf eine Notiz zur Rechnung hinzu.
Geben Sie die Leistungen an, die Sie in Rechnung stellen werden – inklusive Name, Preis, Anzahl, Einheit und Umsatzsteuer. Sie können zusätzliche Positionen mit dem Button + Positionen hinzufügen.
Rechnung erstellen
Um die wiederkehrenden Rechnungen zu erstellen, navigieren Sie zu Buchhaltung → Rechnungsläufe. Hier können Sie die Rechnungen nach Fälligkeitsdatum filtern und erstellen.
Nachdem alle erforderlichen Daten eingegeben wurden, können die Rechnungsentwürfe mit dem Button → Entwürfe erstellen generiert werden. Durch Klicken auf → Abrechnen wird die Rechnungsnummer vergeben und das Dokument erstellt.
Stundenabrechnung in wiederkehrenden Rechnungen (Retainer)
Mit dieser Funktion können Sie bei der Erstellung wiederkehrender Ausgangsrechnungen (WKR) direkt die geleisteten Stunden eines definierten Zeitraums übernehmen. Damit wird der monatliche Abrechnungsprozess automatisiert und konsistent – insbesondere bei Retainern oder laufenden Dienstleistungen.
✅ Vorteile
- Automatisierte Stundenübernahme: Verknüpfung mit Projekten & Stundenquellen spart manuelle Arbeit.
- Zeitgesteuerter Rechnungslauf: Stunden werden automatisch im definierten Zeitraum berücksichtigt.
- Flexible Anpassung: Stunden können vor der Rechnungserstellung noch kontrolliert und bearbeitet werden.
💼 Anwendungsfälle
Szenario 1: Monatsabrechnung für ein Kundenprojekt
Sie möchten alle Stunden für ein Projekt im Juli abrechnen. Nach Filterung und Prüfung im Stundenmanagement übergeben Sie die Daten direkt an den Assistenten und erstellen eine saubere Rechnung.
Szenario 2: Abrechnung über mehrere Projekte
Sie möchten projektübergreifend alle abrechenbaren Stunden für einen Kunden im letzten Monat erfassen. Sie filtern nach Zeitraum, prüfen Freigabe und Zuordnung, und rechnen die Stunden direkt gesammelt ab.
🚀 So funktioniert’s
Wiederkehrende Rechnung erstellen
Öffnen Sie den Bereich „Wiederkehrende Ausgangsrechnungen“ im Bereich Buchhaltung - Ausgangsrechungen.
- Erstellen Sie eine neue wiederkehrende Rechnung (WKR) für Ihr Projekt
- Legen Sie die Abrechnungsmodalitäten Frequenz und Zeitraum fest.
- Aktivieren Sie hier nun auch den Haken “Abrechenbare Stunden anzeigen”.
Rechnungslauf starten
Zum Monatsbeginn (oder zu einem beliebigen Zeitpunkt) können Sie den Rechnungslauf für die WKR manuell starten oder per Automatisierung durchführen.
- Navigieren Sie zu
Buchhaltung Rechnungsläufe
- Wählen Sie das gewünschte Datum und erstellen Sie den Rechnungslauf
- Generieren Sie die Rechnungsentwürfe mit dem Button
Entwürfe erstellen
Stunden hinzufügen und abrechnen
Im Rechnungslauf können Sie mit Klick auf ➕ nun die angezeigten Stunden der Rechnung zuordnen.
Mit der Freigabe öffnet sich der Abrechungsassistent. Hier können Sie nun die Stunden prüfen, bearbeiten und zur Verrechnung freigeben.
Wiederholbarkeit: Beim nächsten Rechnungslauf wird automatisch wieder nach dem festgelegten Stundenfilter gesucht – das macht Ihre Prozesse nachhaltig effizient.