Mit dieser Funktion können Sie Spesen korrekt und automatisiert über das individuelle Kreditorenkonto eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin abrechnen. Das Konto wird bei der Eingangsrechnung, im Buchungsexport und in der Mitarbeiterverwaltung automatisch berücksichtigt. Damit vermeiden Sie manuelle Umbuchungen in DATEV oder anderen Systemen.
✨ Vorteile
- Korrekte Buchung auf Mitarbeiterebene: Das Mitarbeiterkonto wird automatisch in die Buchung übernommen, Mitarbeiter:innen müssen nicht mehr als Lieferanten angelegt werden.
- Nahtlose Integration: Die Daten fließen von der Eingangsrechnung über das Mitarbeiterprofil bis zum Buchungsexport.
So geht’s
1. Kreditorenkonto beim Mitarbeiter hinterlegen
Gehen Sie zu Unternehmen → Mitarbeiter
- Öffnen Sie den jeweiligen Mitarbeitereintrag
- Tragen Sie das Kreditorenkonto im Feld „Mitarbeiterkonto“ ein (z. B.
KREDITOR-4845)
- Speichern Sie die Änderungen
💡 Dieses Konto wird künftig automatisch bei Spesenabrechnungen verwendet, wenn der Mitarbeitende als Kontakt gesetzt wird.
2. Spesen-Eingangsrechnung erstellen
Nachdem eine Spesenabrechnung erstellt und genehmigt wurde, erscheint diese unter Buchhaltung → Eingangsrechnungen und kann hier erfasst und bearbeitet werden.
- Als Lieferant wird Ihr Unternehmen ausgegeben, als Kontakt können Sie nun den jeweiligen Mitarbeiter auswählen.
- Füllen Sie die üblichen Felder der Eingangsrechnung aus (Betrag, Konto, Buchungstext etc.).
3. Buchungsexport konfigurieren
Administratoren können unter System-Buchhaltungsexporte festlegen, dass für Mitarbeitende das Mitarbeiterkonto verwendet wird – anstelle des Standard-Kontos.
- Öffnen Sie die Konfiguration Ihres Buchungsexports (z. B. DATEV)
- Aktivieren Sie die Option: Lieferant: Mitarbeiterkonto oder Buchhaltungskonto
Verwendung im DATEV-Export
Wenn das Mitarbeiterkonto gepflegt ist und die Konfiguration aktiv ist, wird dieses Konto im DATEV XML-Export verwendet.
Beispiel: Spesenabrechnung von „Alfred“
xml
KopierenBearbeiten
<accountsPayableLedger>
<date>2025-07-21</date>
<amount>1.20</amount>
<accountNo>4050</accountNo>
<currencyCode>EUR</currencyCode>
<invoiceId>-</invoiceId>
<bookingText>Spese von Alfred</bookingText>
<exchangeRate>1.000000</exchangeRate>
<bpAccountNo>KREDITOR-4845</bpAccountNo>
<supplierName>Unser Alfred</supplierName>
</accountsPayableLedger>
💡 Wichtig: bpAccountNo enthält das Mitarbeiterkonto, nicht das Lieferantenkonto