Reisekosten- & Spesenabrechnung

Wenn ein Mitarbeiter verreist müssen sowohl Spesen also auch Reisekosten an den Mitarbeiter gezahlt werden. Diese Positionen können in Poool erfasst werden.

Um Spesen einzutragen, navigieren Sie zu Projekte → Spesen.

Dort finden Sie die beiden Raster Spesen und Spesenabrechnung. Im Reiter Spesen können Sie wählen, ob Sie Auslagen, Taggelder oder Spesen erfassen wollen.

Drücken Sie auf + Auslage, um neue Auslagen zu erfassen. Wählen Sie zuerst einen Titel für Ihre Auslage und tragen Sie diesen ein. Im nächsten Schritt geben Sie das Datum der Auslage ein und wählen Sie für wen die Auslage eingereicht wird. Hier wird immer automatisch die Person ausgefüllt, die die Auslage erfasst. Das kann aber einfach angepasst werden. Im nächsten Schritt können Sie dann noch eine Anmerkung hinzufügen und wählen, ob die Auslage erstattungsfähig ist oder nicht. Sie können dann bei + Beleg den Beleg hinzufügen oder diesen in das umrandete Feld ziehen. Als Letztes müssen Sie noch die einzelnen Positionen mit den zugehörigen Steuersätzen erfassen. Wenn Sie wünschen, können Sie hier auch noch wählen, ob Sie die Auslagen auf ein bestimmtes Projekt buchen wollen und ob die Auslagen abrechenbar sind.

Um Spesen zu erfassen, drücken Sie auf + Spesen. In der Maske die sich öffnet, können Sie die erforderlichen Informationen für die Spesen eintragen. Geben Sie zuerst den Titel und die Person an, die Spesen bekommt. Im nächsten Schritt können Sie eine Anmerkung hinzufügen und wählen, ob das Taggeld erstattungsfähig ist. Dann müssen Sie noch den Zeitraum bestimmen, in dem Sie das Taggeld beziehen wollen. Sie können hier den Betrag eingeben und das Taggeld einem bestimmten Projekt zuordnen. Mit + Projekt können Sie Taggelder auf mehrere Projekte aufteilen.

Um Kilometergeld zu erfassen, klicken Sie auf + Kilometergeld. Sie können dem Kilometergeld im ersten Schritt einen Titel vergeben und eine Person wählen. Wenn Sie wünschen, können Sie eine Anmerkung zum Kilometergeld angeben und wählen, ob das Kilometergeld erstattungsfähig ist oder nicht. Sie können den Fahrzeugtyp wählen, mit dem Sie die Reise angetreten haben und wie viele Mitfahrer Sie hatten. Im nächsten Schritt müssen Sie noch die Kilometerzahl angeben. Im Hintergrund sind die gängigsten Sätze für das Kilometergeld hinterlegt und somit wird das Kilometergeld automatisch berechnet. Diese Sätze können Sie unter System → Fahrtkosten an Ihr Unternehmen anpassen. Sie können das Kilometergeld dann noch dem Projekt zuordnen und wählen, ob da Kilometergeld abrechenbar ist oder nicht.

Wenn Sie auf den Reiter Spesen wechseln, sehen Sie in der Liste Vorerfasst alle Ihre erfassten Spesen. Um diese einzureichen und zur Prüfung weiter zu senden, drücken Sie entweder oben Rechts auf + Spesenabrechnung oder wechseln Sie auf den Reiter Spesenabrechnung und drücken dort auf + Spesenabrechnung.

Geben Sie der Spesenrechnung einen Titel. Sie können hier wieder wählen, für welche Person die Spesenabrechnung eingereicht werden soll und es kann eine Anmerkung hinzugefügt werden. Sie können dann auf der linken Seite wählen, welche erfassten Spesen Sie mit der aktuellen Spesenabrechnung einreichen wollen. Wenn für die Einreichung noch essentielle Daten fehlen, können Sie diese Position nicht auswählen und es wird ein rotes ! angezeigt.

Wenn die Spesenrechnung vollständig ist und alle benötigten Daten enthält, können Sie diese mit dem Button Einreichen absenden.

Um eine Spesenabrechnung zu genehmigen oder abzulehnen, navigieren Sie zu Projekte → Spesen. Öffnen Sie den Raster Spesenabrechnungen und wechseln Sie zu der Liste Eingereicht. Dort sehen Sie eine Liste aller eingereichten Spesenabrechnungen. Sie können nach einer Person filtern, um nur die Spesenabrechnungen zu sehen, für die Sie verantwortlich sind.

Um die einzelnen Einträge zu prüfen, öffnen Sie die gewünschte Abrechnung. Sie sehen hier alle Positionen die eingereicht wurden. Wenn Sie sich die einzelnen Spesen genauer ansehen wollen, klicken Sie auf die gewünschte Position um diese zu öffnen.

Wenn Sie die Abrechnung dann genehmigen oder ablehnen wollen, wechseln Sie wieder in die Spesenabrechnung und scrollen nach unten. Dort finden Sie die beiden Buttons Zurückweisen und Genehmigen. Wenn Sie den Antrag zurückweisen, geht dieser zurück zum entsprechenden Mitarbeiter und dieser muss die Spesen erneut bearbeiten und einreichen. Wenn Sie den Antrag genehmigen, werden Sie von Poool gefragt, ob Sie eine Eingangsrechnung erstellen wollen.

Es öffnet sich die Eingangsrechnung zu der Spesenabrechnung und Sie müssen lediglich noch die Steuersätze für die einzelnen Positionen wählen. Der Rest wird aus der Spesenabrechnung übernommen. Sie können in der Eingangsrechnung trotzdem alle Daten noch anpassen und verändern.

Die genehmigte Spesenabrechnung finden Sie dann unter Projekte → Spesen im Reiter Spesenabrechnung. Wenn Sie dort auf den Filter Genehmigt wechseln, sehen Sie die genehmigte Spesenabrechnung.

Für mehr Kontrolle über Ihre Spesenabrechnungen stehen spezielle Berechtigungen zur Verfügung. Über die Benutzer- bzw. Rollenverwaltung können Sie Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Zugriff auf die Erfassung bzw. die Freigabe von Spesenabrechnungen erteilen.

Die Berechtigung Spesenabrechnung genehmigen überführt die Spesenabrechnung in die Buchhaltung und sollte für Buchhaltungsbenutzer freigegeben werden. Die Berechtigungen erteilen Sie unter Benutzer → Rollen / Benutzer → Verwaltung.

Damit die Erfassung der Spesen für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erleichtert wird, können im Hintergrund einige Konfigurationen getätigt werden.

Um Fahrtkosten und Taggelder mit dem richtigen Steuersatz in Ihren Eingangsrechnungen zu erfassen, müssen Sie unter System → Umsatzsteuer noch die entsprechenden Umsatzsteuersätze anlegen und als Voreinstellung markieren:

Unter System → Fahrtkosten können Kilometersätze für unterschiedliche Fahrzeuge hinterlegt werden. Diese werden beim Erfassen der Fahrtkosten automatisch übernommen.

Um die Erfassung in der Buchhaltung noch weiter zu vereinfachen, können sie einzelne Buchhaltungskonten (Kostenaufteilungen) für die Spesenerfassung freischalten. Unter Einstellungen → Kosten & Ziele im Reiter Kostenaufteilung können Sie festlegen, ob das Konto auswählbar ist bzw. auf welche Konten die Spesen gebucht werden.