Einrichtung Buchhaltungsexport

Um die Verbuchung von den erfassten Ein- und Ausgangsrechnungen in Poool zu vereinfachen, gibt es den Buchhaltungsexport. Damit der Buchhaltungsexport für Ihre:n Steuerberater:in hilfreich ist, müssen zu beginn ein paar Einstellungen getroffen werden.

Navigieren Sie zu System → Buchhaltungsexporte und erstellen Sie mit + Buchhaltungsexporte einen neuen Buchhaltungsexport.

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Achtung: Sollten Sie diesen Menüpunkt nicht haben, kontaktieren Sie bitte den Support (support@poool.cc). Wir müssen Ihnen diesen zuerst freischalten.

Vergeben Sie dem Export einen Titel und ein Startdatum, ab welchem alle erfassten Belege in Poool mit dem Format exportiert werden sollen. Dabei können Sie entscheiden, ob die Rechnungen nach dem Rechnungsdatum oder der Rechnungsnummer sortiert werden sollen. Der Haken bei “Daten als exportiert markieren” wird automatisch gesetzt, damit die Belege in den Exporten nicht doppelt vorkommen.

Dateinamen anpassen

Im nächsten Schritt können Sie den Archivdateinamen wählen. Hier gibt es von unserer Seite einen vordefinierten Dateinamen. Diesen Namen können Sie aber mit Hilfe der Platzhalter Ihren eigenen Wünschen anpassen. Sie können auch wählen, ob Sie nur die Eingangs- oder nur die Ausgangsrechnungen exportieren wollen und welchen Dateinamen die Ein- und Ausgangsrechnungen haben sollen.

Stammdaten und Format

Sie haben dann die Möglichkeit den Stammdatenexport anzupassen. Hier müssen Sie kurz Rücksprache mit Ihrem:r Steuerberater:in halten. Sie müssen abklären, ob die Mandantennummer und die Beraternummer gewünscht ist und wenn ja, wie sie lauten.

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Eine Mandantennummer ist eine Identifikationsnummer, die Sie von Ihrem:r Steuerberater:in erhalten. Anhand dessen kann Ihr:e Steuerberater:in Ihre Dokumente, Buchungen, etc. besser ablegen und verwalten. Auch die Beraternummer bekommen Sie von Ihrem:r Steuerberater:in.

Sie können dann einstellen, ob die Kunden- und Lieferantennummern als Buchhaltungskonto herangezogen werden sollen, oder ob es nur die Nummer sein soll. Wenn Sie sich für die Kunden- bzw. Lieferantennummer entscheiden, wird die Nummer aus den Daten im Crm herangezogen (z.B KD-0072, LF-0030). Wenn Sie sich nur für die Nummer entscheiden, wird nur die Nummer ohne den Zusatz herangezogen. Als nächstes müssen Sie das Format des Exports wählen. Hier stehen Ihnen im Moment die beiden Formate Datev xml und Datev Ascii zur Verfügung.

Datenzuweisung Ein- und Ausgangsrechnung

Nun müssen Sie die vorhandenen Felder im Export den Daten zuordnen. Dabei können Sie entweder einen vordefinierten Wert aus dem Drop-Down Menü wählen oder Sie geben im rechten Feld einen manuellen Wert ein.

Sobald Sie alle gewünschten Felder zugewiesen haben, können Sie auf Speichern klicken.

Wie Sie den Buchhaltungsexport anstoßen können, finden Sie im folgenden Guide:

Buchhaltungsexport