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Klicken Sie auf die Schaltfläche “Neue Eingangsrechnung”, um eine neue Eingangsrechnung zu erstellen.

Nun öffnet sich die Schaltfläche der Eingangsrechnungen in der Sie alle wichtigen Informationen erfassen können. Alle rot markierten Felder sind Pflichtfelder und müssen zum Speichern der Eingangsrechnung ausgefüllt werden.

Füllen Sie als erstes den Eingangsrechnungstitel aus. Im nächsten Schritt können Sie sich mit dem Informationsblock der Eingangsrechnung beschäftigen. Wenn Sie Ihren Lieferanten bereits im Crm erfasst haben, können Sie diesen mit dem Drop-Down Menü auswählen. Handel es sich um einen Lieferanten der in Ihrem Unternehmen sehr selten vorkommt und Sie ihn daher nicht erfassen wollen, können Sie auch das Textfeld benutzen, um den Namen des Lieferanten zu erfassen.

Unter dem Punkt Beleg kann die originale Eingangsrechnung hinzugefügt werden. Dazu können Sie durch + Auswählen Ihr Netzlaufwerk durchsuchen und eine Datei anhängen, oder das gewünschte Dokument in das Feld ziehen.

Wenn Sie ihren Lieferanten bereits in Ihrem Crm erfasst haben und dort seine UID-Nummer eingetragen haben, wird diese bei der Eingangsrechnung automatisch ausgefüllt. Ist das nicht der Fall, können Sie die UID-Nummer händisch eintragen. Die Rechnungsnummer sowie das Rechnungs- und Eingangsdatum können Sie von Ihrem Beleg übernehmen und händisch eintragen. Im letzten Schritt können Sie die Zahlungsfrist und die Skontofrist eintragen. Wenn Sie wünschen, können Sie der Eingangsrechnung noch eine Notiz mitgeben.

Somit ist der erste Informationsblock der Eingangsrechnung ausgefüllt und es kann die Ware bzw. die Dienstleistung der Eingangsrechnung erfasst werden. Geben Sie dazu die Daten wie Name, Preis, Anzahl, Einheit und Umsatzsteuer in der ersten Zeile an. Mit dem Button + Positionen können Sie Ihrer Eingangsrechnung beliebig viele Positionen hinzufügen. Wenn Sie die Leistung keinem Projekt zuweisen wollen, können Sie die Rechnung mit dem “Speichern”-Button speichern.

Wenn Sie die Leistung einem Projekt zuweisen wollen, können Sie den unteren Block befüllen. Dazu wählen Sie im Feld “Projekt” mit dem Drop-Down Menü ihr gewünschtes Projekt aus, dem Sie die Kosten zuweisen möchten. Optional können Sie hier noch eine Phase bzw. einen Auftrag erfassen. Durch das setzten des Hakens bei “Abrechenbar” ist die Eingangsrechnung abrechenbar und kann direkt einer Ausgangsrechnung hinzugefügt werden.

Um den Überblick bei den Kosten zu behalten, kann die Rechnung auch einem Budget und einer Kostenstelle zugeordnet werden. Die Aufteilung auf die verschiedenen Konten ist für den DATEV/BMD Export der Rechnungen wichtig. Somit kann der Buchhalter die Rechnungen auf das entsprechende Konto buchen.

Nachdem Sie die Kosten einem Projekt zugewiesen haben, werden diese automatisch in der Projektübersicht berücksichtigt und direkt vom Rohertrag abgezogen. Dadurch erhalten Sie eine klarere Sicht auf den tatsächlichen Ertrag, der Ihnen für jedes Projekt zur Verfügung steht. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle über die finanzielle Performance Ihrer Projekte und hilft Ihnen dabei, fundierte Entscheidungen zur Optimierung von Ressourcen und Budgets zu treffen.

Wenn Sie bereits wissen, dass die erfasste Eingangsrechnung in dieser oder in einer ähnlichen Form wieder auftritt, können Sie die Rechnung unter den Favoriten für die Vorlage speichern. Dazu müssen Sie auf “Favorit Vorlage” drücken und die Eingangsrechnung wird als Favorit gespeichert.

Sie können die Eingangsrechnung bereits beim erfassen buchen. Dazu setzen Sie den Haken bei Buchen. Sobald Sie alle erforderlichen Informationen erfasst haben, drücken Sie auf “Speichern”. Im nächsten Schritt öffnet sich das Dialogfenster in dem Sie die Rechnung verbuchen können. Indem Sie oben auf den Raster “Buchen” klicken, kommen Sie zu der selben Maske. Sie können hier die Vorlage, das Datum, die Zahlungsart und den Betrag ändern. Wenn Sie die Daten richtig erfasst haben, müssen Sie auf “Buchen” drücken.