Bei Poool können Sie bei der Erstellung von Rechnungsdokumenten drei Formate auswählen. Ein PDF, eine ZUGFeRD Datei oder eine XRechnung. ZUGFeRD und XRechnung sind international wichtige Standards. Diese Formate ermöglichen es Ihnen, effizient und rechtlich konforme elektronische Rechnungen auszutauschen. Im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern ist die XRechnung in Deutschland der gesetzliche Standard.
Schritt 1:
Das richtige Setup
Um die Formate richtig nutzen zu können, müssen Sie vorab ein paar wichtige Einstellungen treffen. Unter “System” und “Einheiten” müssen einmalig die richtigen ZUGFeRD Codes übernommen werden.
Schritt 2:
Die Bankanbindung
Ein geeignetes Bankkonto zu hinterlegen, ist ebenfalls ein essenzieller Schritt, um die Formate nutzen zu können. Für diesen Schritt gehen Sie unter “CRM” und “Adressbuch” in Ihren eigenen Datensatz. Über die drei Punkte oben rechts können Sie auf die Zahlungsmittel übergehen und dort das richtige Bankkonto verbinden. Hier wählen Sie bei “Standard” das “Hauptkonto (ZUGFeRD und XRechnung) aus. Damit sind die nötigen Schritte im Hintergrund abgeschlossen.
Schritt 3:
Das richtige Format wählen
Bei der Rechnungserstellung innerhalb von poool hat sich für Sie als Nutzer nichts verändert. Um eine Rechnung zu erstellen, gehen Sie wie gewohnt vor und wählen bei dem Rechnungsformat das gewünschte Format aus. Nach dem abspeichern zeigt Ihnen ein Pop-up Fenster das generierte Dokument an, welches Sie daraufhin herunterladen oder versenden können.
