Mit dem Buchungsblatt können Sie an jeder Ausgangsrechnung (AR) eine oder mehrere Buchungszeilen mit Erfolgskonten, Beträgen und Umsatzsteuern erfassen. Damit wird eine präzise Vorkontierung für die Buchhaltung ermöglicht – insbesondere, wenn die Rechnung nicht direkt die Struktur der Buchung abbildet, z. B. bei Pauschalen oder bei Rechnungen, die auf mehrere Konten aufgeteilt werden müssen.
✅ Vorteile
- Saubere Vorkontierung: Weisen Sie einer Rechnung mehrere Erfolgskonten zu, unabhängig von der Struktur der Rechnungspositionen.
- Trennung von Inhalt & Buchhaltung: Projektmanager:innen erstellen Rechnungen kundenfreundlich – die Buchhaltung kontiert separat.
- DATEV-kompatibel: Die hinterlegten Buchungszeilen werden automatisch im Export berücksichtigt.
💼 Anwendungsfälle
Szenario 1: Pauschalrechnung mit interner Aufteilung
Ein Projektmanager erstellt eine Pauschalrechnung über 10.000 €, die aus Leistungen verschiedener Teams besteht. Die Rechnung enthält nur eine Position, aber die Buchhaltung legt über das Buchungsblatt eine Vorkontierung auf drei verschiedene Erfolgskonten an.
Szenario 2: Buchhaltung übernimmt die Kontierung
Die Projektleitung schreibt Rechnungen wie gewohnt – das Buchhaltungsteam ergänzt später das Buchungsblatt zur Vorkontierung, z. B. je nach Umsatzsteuerlogik oder Erlöskontenstruktur.
🚀 So funktioniert’s
Die Funktion Buchungsblatt muss initial aktiviert werden. Wenden Sie sich dazu gerne an den Poool-Support.
Buchungsblatt öffnen
Öffnen Sie eine Ausgangsrechnung (Entwurf oder abgeschlossen).
Links neben den Bill Sources und dem Abrechnungsassistent sehen Sie das Symbol: 📄 Buchungsblatt
- Klicken Sie auf das Symbol, um das Buchungsblatt zu öffnen.
- Es öffnet sich ein Modal mit einer Übersicht aller bisherigen Buchungszeilen.
Neue Buchungszeilen hinzufügen
Im Modal können Sie beliebig viele Buchungszeilen erfassen. Jede Zeile besteht aus:
- Erfolgskonto (Pflichtfeld – freiwählbar, z. B.
4400,8400, etc.)
- Betrag (Netto oder Brutto – je nach Steuerlogik)
- Umsatzsteuer (Standardsteuer oder angepasst je nach Vorgabe)
⚠️ Die im Buchungsblatt erfassten Steuersummen müssen mit der Rechnung übereinstimmen. Das System prüft automatisch, ob die Vorkontierung korrekt ist und meldet Abweichungen. Ohne vollständige oder gültige Kontierung kann die Rechnung nicht gespeichert werden.
Export
Wenn ein Buchungsblatt an einer Rechnung existiert, wird dieses beim Buchhaltungsexport automatisch verwendet:
- Die Daten werden in den DATEV XML-Export übernommen
- Jede Buchungszeile erscheint mit Konto, Betrag und Steuer im Exportfile.