In diesem kurzen Guide schauen wir uns die 3 gängigen Abrechnungsformen im Detail an. Ziel ist es, die Abrechnung von Projekten möglichst flexibel und einfach zu gestalten.
Folgende Abläufe werden beschrieben:
- Standard: Abrechnung Gesamtrechnung
- Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand: Darstellung nach Auftragsgruppe & Position
- Abrechnung individuell: Einzelne Positionen aus dem Angebot übernehmen, Beträge und Anzahl der Positionen frei definieren
One more Thing: Ein kurzer Zusatz am Ende beschreibt eine alternative Form der Projektsteuerung, die sich automatisch aus dem Auftrag ergibt.
Die Ausgangslage
Wir haben in einem Projekt “Coffee Machine” einen Auftrag und dazu ein Ticket mit den einzelnen Positionen als Aufgaben. Außerdem haben Mitarbeiter bereits begonnen, den Auftrag zu bearbeiten.
Haben wir einen Auftrag, muss das Angebot nicht mehr gepflegt werden. Nachträge zum Auftrag oder Veränderungen können im Auftrag und im Ticket abgebildet werden. Die Auftragsplanung zeigt uns, wie der Auftrag für die Abrechnung geplant wurde. In unserem Standardfall “alles auf einmal am Ende” sieht die Auftragsplanung wie folgt aus:
Die Fälligkeit stellt das geplante Abrechnungsdatum (= Projektende) dar (interessant für Auswertungen). Auch die Auftragsplanung muss nur noch in Ausnahmefällen adaptiert werden.
Rechnungen gibt es noch keine.
Fall 1: Gesamtrechnung
Im Idealfall stellen wir am Ende des Projektes eine Rechnung über den Gesamtauftrag. Neben der bisherigen Variante mit über das + in der Auftragsplanung, stellen wir Rechnungen in Zukunft direkt über das Ausgangsrechnungsmenü.
Über den Reiter Rechnungen des Projekts oder über das Menü Buchhaltung - Ausgangsrechnung und der Auswahl des Projekts erstellen wir eine neue Ausgangsrechnung.
Nach Vergabe eines Rechnungstitels und der Eingabe der benötigten Rechnungsinformationen, klicken wir auf den Zauberstab im rechten Bereich unserer Leistungsübersicht. Es öffnet sich unser Abrechnungsassistent, der die Ausgangslage für alle besprochenen Fälle ist. Um nach Auftrag abzurechnen, wählen wir die Option Auftragsplanung.
Dort werden und die Informationen all unserer Aufträge und deren Auftragsplanungen angezeigt. Durch die Auswahl mittels Häkchen, entscheiden wir, welche Aufträge zu verrechnen sind. Das Fälligkeitsdatum hilft uns hier. Außerdem ist es möglich, mehrere Aufträge in einer Rechnung abzurechnen. Die 3 blauen Buttons beschreiben die verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten. Auftragsgruppen & Positionen entspricht den Originalpositionen des Auftrags und ist somit unsere Wahl.
Das Ergebnis ist eine Rechnung mit allen Informationen aus dem Auftrag
Fall 2: Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand
Wir ein Projekt abgebrochen oder der bisherige Leistungsstand verrechnet werden, dann stellen wir den Auftrag für die Verrechnung um. Von einer Pauschalen Abrechnung bei der der Auftrag die geleisteten Stunden inkludiert, zur direkten Abrechnung der gebuchten Stunden.
Anschließend öffnen wir eine neue Ausgangsrechnung und den Abrechnungsassistenten (siehe Fall 1). Nur statt der Abrechnung des Auftrags nach Auftragsplanung, möchten wir nun Tickets und deren Stunden abrechnen. Das bedeutet, wir wählen die Option Stunden & Tickets. Anschließend wählen wir das Ticket oder die Tickets aus, die wir abrechnen möchten. (Optional: Filter zur Auswahl von Stunden in einem gewünschten Zeitraum)
Nun ordnen wir die Abrechnung einem unserer Aufträge (einer Auftragsplanung) zu. Das Häkchen Pauschal setzen wir, wenn wir den Auftrag mit unserer Abrechnung “schließen” möchten. Soll der Restwert weiterhin als “offen” stehen bleiben, setzen wir kein Häkchen bei Pauschal.
Es werden die Rechnungspositionen für uns erstellt. Das Ticket wird zur Gruppe und die inkludierten Aufgaben mit Stunden werden zu Positionen mit den angefallenen Kosten. Alle Werte können bei Bedarf nochmal geändert werden (Achtung: Werte und Texte prüfen und ggf. anpassen!).
Abschließend werden die Positionen der Rechnung hinzugefügt. Hier kann einfach bestätigt werden.
Fall 3: Abrechnung von Teilen/einzelner Positionen
Ablauf grundsätzlich wir unter Fall 1 mit dem Zusatz, dass die nicht abzurechnenden Positionen von der Rechnung gelöscht werden.
Der Verbleibende Restwert bleibt beim Auftrag ohne weitere Anpassungen als offener Restposten stehen.
Die 2. Abrechnung erfolgt nach dem selben Schema - nur dass die bereits abgerechnete Position entfernt wird.
One-More-Thing: Auftragsmanagement
Um den Stand eines Auftrags im Blick zu behalten, ohne auf die Tickets schauen zu müssen, kann das Auftragsmanagement genutzt werden. Jeder Auftrag vergleicht stetig die auf ihm anlaufenden Stunden und deren Wert mit dem festgelegten Budget des Auftrags (Gesamt und pro Leistung).
Für unseren Auftrag im Beispiel können wir im Auftragsmanagement den Gesamtstand des Auftrags sowie die Zwischensummen für die kalkulierten und gebuchten Leistungen einsehen. Anzumerken ist, dass gebuchte und kalkulierte Leistungen nicht Deckungsgleich sein müssen (z.B. eine CAD Leistungsbuchung auf eine Projektmanagement Kalkulation). Dennoch gibt sich hier ein gutes Bild aus kalkulierter und tatsächlich erbrachter Leistung (wie wirkt es sich aus, wenn eine teure Leistung als günstigere ausgegeben wird).
Das Auftragsmanagement befindet sich mit allen Aufträgen in einer Übersicht unter Projekte - Auftragsmanagement. Für einzelne Aufträge ist es im Reiter Auswertung des Auftrags zugänglich.
