Grundlage für das Abrechnen von Fremdkosten sind erfasste Eingangsrechnungen. Positionen auf Eingangsrechnungen werden den entsprechenden Projekten zugeordnet werden und können als abrechenbar markiert werden.

Im Reiter Kosten des Projekts werden alle dem Projekt zugewiesenen Fremdkostenpositionen aufgeführt. In diesem Bereich werden Informationen zu den Kosten sowie der Status zur Abrechnung angezeigt. Kosten können offen, abgerechnet oder nicht abrechenbar sein. Über das Bearbeiten-Feld am rechten Rand kann die Zuordnung der Kosten und der Status bearbeitet werden (Diese Einstellung kann jeder Mitarbeiter mit Zugriff auf den Kostenreiter am Projekt vornehmen).

Um Fremdkosten abzurechnen starten Sie den Abrechnungsassistenten und wählen die Option Fremdkosten.

Die folgende Ansicht orientiert sich an der Darstellung des Fremdkostenreiters. Es werden Ihnen allerdings nur offene Fremdkosten angezeigt. Wünschen Sie die Anzeige bereits abgerechneter Kosten, können sie oben rechts die entsprechende Auswahl treffen. In der nach Projekt, Phase und Kostenaufteilung gegliederten Liste wählen Sie die abzurechnenden Kosten und den gewünschten Anteil der Abrechnung aus. Sie können beispielsweise 50% der Kosten abrechnen (Für Aufschläge gibt es in einem späteren Schritt eine eigene Funktion).

Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, klicken Sie auf Weiter. Im nächsten Schritt können Sie die abzurechnenden Kosten und Werte mit den jeweiligen Aufträgen verknüpfen. Die Auswahl Pauschal setzt den ausgewählten Auftrag unabhängig der abgerechneten Summe auf abgerechnet. Sind Kosten bereits mit einem Auftrag verknüpft, müssen sie lediglich die gewünschte Auftragsplanungsposition auswählen. Die Auswahl der verknüpften Aufträge ist optional.

Beim Erstellen der Rechnungspositionen stehen Ihnen individuelle Abrechnungsvorlagen zur Verfügung. Im unteren Bereich sehen Sie eine Vorschau der zu erstellenden Rechnungspositionen. Im Bedarfsfall können Sie einzelne Texte noch anpassen und die Werte der Abrechnung korrigieren. Hier können Sie auch den Aufschlag festlegen.

Sollten Sie keine Individualisierung vorgenommen haben, stehen Ihnen folgende Standardvorlagen zur Verfügung:

Im letzten Schritt des Abrechnungsassistenten wählen Sie die Position der zu erstellenden Gruppen/Positionen auf der Rechnung aus. Auf einer neuen Rechnung wird Ihnen automatisch die Erstellung einer neuen Gruppe als Fremdleistung vorgeschlagen. Bei bereits erstellten Gruppen auf der Rechnung können die neuen Positionen auch diesen zugeordnet werden.

Grundlage für das Abrechnen von Stunden ist die Zeit- Erfassung der Mitarbeiter und die Einstellung der Projekte. Informationen zur Bewertung von Stunden und die entsprechenden Einstellungen finden Sie im Stundenmanagement.

Um Ihre erfassten Zeiten abzurechnen starten Sie den Abrechnungsassistenten und wählen Stunden und Tickets. Anschließend gelangen Sie zur Stundenauswahl. Hier werden Ihnen alle verfügbaren Stunden im ausgewählten Projekt angezeigt. Vorausgewählt sind alle erfassten und abrechenbaren Stunden. Im oberen Bereich können Sie die Stunden nach Unterprojekt, Phase und Zeitraum filtern. Auf der linken Seite stehen Ihnen Auswahl und Anzeigeoptionen zur Verfügung. Hier können Sie bereits abgerechnete und nicht abrechenbare Stunden anzeigen. Über die Auswahl Offene Stunden auswählen werden alle angezeigten abrechenbaren Stunden zur Abrechnung ausgewählt.

Im unteren Bereich werden die aus wählbare Stunden aufgeführt. Die Gruppierung erfolgt nach Projekt, Phase und Ticket. Für jede Gruppierung können Sie die darin enthaltenen Stunden inkl. der verfügbaren Informationen einsehen und einzelne Einträge aus- bzw. abwählen.

Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, klicken Sie auf Weiter. Im nächsten Schritt können Sie die abzurechnenden Stunden und Werte mit den jeweiligen Aufträgen verknüpfen. Die Auswahl Pauschal setzt den ausgewählten Auftrag unabhängig der abgerechneten Summe auf abgerechnet. Die Auswahl der verknüpften Aufträge ist optional.

Beim Erstellen der Rechnungspositionen stehen Ihnen individuelle Abrechnungsvorlagen zur Verfügung. Im unteren Bereich sehen Sie eine Vorschau der zu erstellenden Rechnungspositionen. Im Bedarfsfall können Sie einzelne Texte noch anpassen und die Werte der Abrechnung korrigieren.

Sollten Sie keine Individualisierung vorgenommen haben, stehen Ihnen folgende Standardvorlagen zur Verfügung:

Im letzten Schritt des Abrechnungsassistenten wählen Sie die Position der zu erstellenden Gruppen/Positionen auf der Rechnung aus. Auf einer neuen Rechnung wir Ihnen automatisch die Erstellung einer neuen Gruppe als Eigenleistung vorgeschlagen. Bei bereits erstellten Gruppen auf der Rechnung können die neuen Positionen auch diesen zugeordnet werden.

Um ein Projekt abzurechnen erstellen Sie zunächst eine neue Ausgangsrechnung und geben die Basisdaten (z.B. Rechnungstitel, Leistungszeitraum, etc. ) ein. In der Ausgangsrechnung starten Sie anschließend den Abrechnungsassistenten. Dieser ermöglicht Ihnen das Abrechnen aus verschiedenen Quellen auf einer Rechnung. Sie können so beispielsweise mehrere Aufträge, einzelne Stunden und Fremdkosten eines Projektes auf einer Rechnung zusammenfassen. Sie können den Abrechnungsassistenten auch mehrmals für eine Rechnung durchlaufen.

Abrechnung Aufträge

Abrechnung Aufträge - Auftragsplanung