Warum sind Daten Exporte in einer Software relevant?

Datenexporte sind ein wichtiger Bestandteil von Software-Systemen. Sie ermöglichen es Benutzern, Daten aus der Software zu extrahieren und in anderen Anwendungen oder Systemen zu verwenden. Hier sind einige Gründe, warum Daten Exporte in einer Software relevant sind:

Datensicherung

Durch das Exportieren von Daten aus einer Software können Benutzer eine lokale Kopie ihrer Daten erstellen. Diese Kopie kann als Backup verwendet werden, falls die Daten in der Software verloren gehen oder beschädigt werden.

Datenanalyse

Durch das Exportieren von Daten aus einer Software können Benutzer die Daten in anderen Anwendungen oder Systemen analysieren. Dies kann dazu beitragen, Erkenntnisse und Trends zu gewinnen, die in der ursprünglichen Software möglicherweise nicht verfügbar sind.

Datenmigration

Wenn Benutzer von einer Software zu einer anderen wechseln möchten, kann das Exportieren von Daten aus der ursprünglichen Software und das Importieren in die neue Software den Prozess erleichtern. Dies kann Zeit und Mühe sparen und sicherstellen, dass wichtige Daten nicht verloren gehen.

Datenintegration

Das Exportieren von Daten aus einer Software kann es Benutzern ermöglichen, Daten in andere Anwendungen oder Systeme zu integrieren. Dies kann dazu beitragen, den Workflow zu verbessern und die Effizienz zu steigern.

Exporte in Poool

Aus den oben genannten Gründen gibt es auch in Poool eine Reihe an verschiedenen Exporten. Allgemein wird bei einem Export in Poool

immer die aktuelle Ansicht exportiert (angewandte Filter werden berücksichtigt)

die zeitlich abgegrenzten Daten (Daten eines bestimmten Zeitraums/Person)

exportiert. Manche Exporte haben auch Einstellungen - diese werden bei Mouse-Over auf den Export Button angezeigt.

Bei vielen Exporten werden neben den eigentlichen Daten auch Informationen der Exporterstellung (Zeitpunkt, aktive Filter, Ersteller) mit exportiert. Darauf gilt es bei der Weiterverarbeitung zu achten!

CRM

CRM → Kontakte: Export einer Kontaktliste (→ Mailings, Stammdaten)

CRM → Leads: Export der aktuellen Lead-Liste (→ Mailings, New Business Analysen, Datenübergabe)

Projekte

Projekte → Management: Übersicht über die ausgewählten Projekte mit der Möglichkeit auf Phasen und Ticketinformationen mit zu exportieren.

In der Einzelansicht eines Projekts können die gebuchten Stunden (→ Reporting, Controlling) sowie die aktive Preisliste des Projekts (→ zur Vorlage beim Kunden) exportiert werden. Bei den Stunden kann zwischen einem Export für den Kunden (alle Stundeninformationen) und Intern (Kundenexport + Zeiterfassungskommentar Intern + Kosten Intern) gewählt werden.

Tickets

Tickets: Übersicht über ausgewählte Ticktes.

Über den Export bei Projekte → Management können Tickets zu den jeweiligen Projekten exportiert werden.

Buchhaltung

Buchhaltung → Stundenmanagement: Export aller Stunden mit Kunden-/ Internen Stundeninformationen (→ Auswertungen, Controlling, Kundenreporting)

Buchhaltung → Kostenmanagement: Export aller Eingangsrechnungspositionen (→ Auswertung, Controlling, Kundenreporting)

Buchhaltung → Export:

Kalkulationsexporte inkl. Dokumente (zip): Informationen zu allen Kalkulationen (Angebot, Auftrag, Ausgangsrechnung, Eingangsrechnung) eines bestimmten Zeitraums (Summen, Verantwortliche, Kunden, …) (→ Reporting)

Buchungen: Export aller getätigten Buchungen des Zeitraums mit den entsprechenden Eingangs- und Ausgangsrechnungsdokumenten (→ Buchhaltung Einnahmen/Ausgaben Rechner, Cash Flow Auswertungen)

Auftragsplanungen: Export der geplanten und bereits abgerechneten Auftragsplanungspositionen inkl. deren Status und dazugehörigen Rechnungen. Bei Auswertungen auf Doppelungen achten (Mehrfachverknüpfungen).

Kalkulationspositionen: Export aller Kalkulationspositionen von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen (→ Reporting, Leistungsanalyse/-portfolio).

Schnittstelle - SEPA: Export von SEPA Zahlungsanweisungen zur Durchführung von Überweisungen im Onlinebanking (→ Automatisierung). Die Zahlungsanweisungen entstehen aus Buchungen bei Eingangsrechnungen

Schnittstelle - DATEV: “Standardisierter” Buchhaltungsexport zur Übermittlung von Belegdaten und -dateien an die Steuerberatung

DATEV/BMD Setup

Reporting

Reporting → Projektauswertung: Ein mächtiger Export mit allen Projekt-, Projekttyp- und Kundenergebnissen (→ Reporting).

Reporting → Kostenauswertung:

Budgets: Aufstellung aller Kostenbudgets inkl. der einzelnen gebuchten Eingangsrechnungspositionen (→ Transparenz)

Kostenstellen: Aufstellung der Kostenstellen inkl. der einzelnen gebuchten Eingangsrechnungspositionen (→ Transparenz)

Kostenaufteilung: Aufstellung der Kostenaufteilungen inkl. der einzelnen gebuchten Eingangsrechnungspositionen (→ Transparenz, Buchhaltung)

Mitarbeiter

Unternehmen → Mitarbeiterzeiterfassung → Reiter: Export: Für ausgewählte Mitarbeiter eines Zeitraums können folgende Informationen exportiert werden:

Arbeitszeit: Export der Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter (1 Tabellenblatt je Mitarbeiter) (→ Dokumentation).

Arbeitszeit erweitert: Erweiterter Export der Arbeits- und Projektzeiten eines Mitarbeiters pro Tag (alle Mitarbeiter in einer Liste) (→ Transparenz, Controlling)

Übersicht Urlaub / Zeitausgleich / Krankenstand: Horizontale Ansicht von genehmigten/eingetragenen Abwesenheiten pro Mitarbeiter (→ Transparenz, Controlling)

Projektstunden: Aufstellung der gebuchten Projektzeiten je Mitarbeiter (1 Tabellenblatt je Mitarbeiter) (→ Dokumentation, Reporting)

Krankmeldungen: Export der Krankmeldungsbelege (→ Dokumentation)

Ressourcenplanung: Export einzelner Planfelder aus der Ressourcenplanung inkl. der Informationen zu Auslastung, Zeitraum, Projekt und Kunde (→ Reporting, Analysen)

Benutzer

Benutzer → Verwaltung: Export der Zugriffsrechte aller Benutzer. In einer Matrix wird für jeden Benutzer und jede Berechtigung das aktuell vergebene Rechte dargestellt (→ Transparenz, Sicherheit).

Einstellungen

Einstellungen → Preise & Funktionen → Reiter: Preislisten: Export einzelner Preislisten zur Vorlage bei Kunden oder Interne Übersichten (→ Transparenz, Reporting)