Dieser Benutzer-Guide soll Ihnen helfen, sich schnell und einfach in unserer Software zurechtzufinden. Zur ersten Orientierung haben wir hier eine Übersicht der wichtigsten Funktionsbereiche und deren Zusammenhänge, die wir als Poool Landkarte bezeichnen.
Sie bestimmen, wo es losgeht und wie Ihr Weg mit Poool aussieht. Wir stehen Ihnen bei jedem Schritt gerne mit Rat und Tat zur Seite.
In den folgenden Kapiteln werden wir die verschiedenen Funktionsbereiche von Poool detailliert behandeln, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern und Sie dabei zu unterstützen, das Beste aus unserer Software herauszuholen.
In Poool sind Projekte, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Kunden, Eigenleistungen, Fremdleistungen, Kalkulationen, Zeiterfassung, Abrechnung, Bestellungen und Auswertungen eng miteinander verknüpft, um einen nahtlosen und effizienten Arbeitsablauf zu ermöglichen. Im Folgenden beschreiben wir, wie diese Elemente zusammenhängen:
- Kunden: In Poool können Sie Kunden im Adressbuch anlegen und verwalten. Hierbei können Sie alle relevanten Informationen wie Kontaktdaten, Ansprechpartner und Zahlungsbedingungen erfassen.
- Projekte: Projekte in Poool ermöglichen Ihnen, alle Aufgaben und Leistungen im Zusammenhang mit einem Auftrag zu organisieren, zu verwalten und auszuwerten. Sie können Ressourcen planen, Zeitpläne erstellen und den Projektfortschritt überwachen.
- Angebote: Auf Basis der Kundendaten können Sie individuelle Angebote erstellen. In diesen Angeboten berücksichtigen Sie sowohl Eigenleistungen als auch Fremdleistungen und kalkulieren die jeweiligen Preise.
- Aufträge: Nach der Annahme eines Angebots durch den Kunden wird aus dem Angebot ein Auftrag. Der Auftrag dient als Grundlage für die Projektdurchführung und die anschließende Rechnungsstellung.
- Eigenleistungen und Fremdleistungen: Eigenleistungen sind die intern erbrachten Leistungen, während Fremdleistungen von externen Partnern erbracht werden. Beide Arten von Leistungen können in Poool kalkuliert und in Angeboten, Aufträgen und Projekten berücksichtigt werden.
- Kalkulationen: In Poool können Sie detaillierte Kalkulationen für Angebote und Aufträge erstellen. Hierbei werden alle Kosten für Eigenleistungen, Fremdleistungen, Material und sonstige Ausgaben berücksichtigt, um einen genauen Überblick über die Rentabilität des Projekts zu erhalten.
- Zeiterfassung: Mit der integrierten Zeiterfassung können Sie und Ihre Mitarbeiter die aufgewendete Zeit für verschiedene Tätigkeiten im Rahmen eines Projekts erfassen. Diese Daten fließen in die Kalkulation und Abrechnung ein.
- Abrechnung: Nach Abschluss eines Projekts oder in vorher festgelegten Abrechnungsintervallen erstellen Sie Rechnungen für Ihre Kunden, basierend auf den erfassten Leistungen, Zeiten und Kosten.
- Rechnungen: Rechnungen in Poool beinhalten alle verrechneten Leistungen, Zeiten und Kosten aus dem Projekt. Sie können Rechnungen direkt aus Poool an Ihre Kunden senden und den Zahlungsstatus verfolgen.
- Bestellungen: Für die Beschaffung von Fremdleistungen oder Materialien können Sie in Poool Bestellungen erstellen und verwalten.
- Auswertungen: Poool bietet umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten, um den Erfolg Ihrer Projekte und Ihres Unternehmens zu analysieren. Hierzu zählen beispielsweise Projektübersichten, Rentabilitätsanalysen und Auslastungsstatistiken.
Durch die enge Verknüpfung dieser Funktionen in Poool können Sie einen reibungslosen Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen gewährleisten und sicherstellen, dass alle Prozesse effizient und transparent ablaufen. Mit Poool haben Sie jederzeit den Überblick über den Status Ihrer Projekte, Aufträge, Rechnungen und Ressourcen, sodass Sie fundierte Entscheidungen für Ihr Geschäft treffen können.
Zudem bietet Poool die Möglichkeit, verschiedene Zugriffsrechte für Ihre Mitarbeiter einzurichten, um sicherzustellen, dass jeder genau die Funktionen und Informationen zur Verfügung hat, die für seine Rolle erforderlich sind. Dies erleichtert die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams und ermöglicht eine effektive Kommunikation mit Ihren Kunden.
Insgesamt ist Poool ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verwaltung und Steuerung Ihres Unternehmens, das Ihnen hilft, Ihre Projekte effizient durchzuführen, Ihre Rentabilität zu steigern und Ihr Geschäft erfolgreich zu führen. Mit Poool haben Sie stets den Überblick über alle Aspekte Ihres Unternehmens, von der Angebotserstellung über die Projektdurchführung bis hin zur Abrechnung und Auswertung.