📊 Artikel-Metadaten
Artikel-Typ | Best Practice |
Erfahrungslevel | 🚀 Grundlagen |
📨Überblick der drei E-Mail Versandmethoden
In Poool können automatisch E-Mails versendet werden – etwa für Rechnungen oder Angebote.
Dafür stehen drei Versandarten zur Verfügung:
- Microsoft 365 (Outlook / Exchange-Integration)
- SMTP (eigener Mailserver oder externer Anbieter)
- Mailjet
💼 Microsoft 365 (empfohlen)
Diese Option wird genutzt, wenn E-Mails direkt über das eigene Microsoft-365-Postfach versendet werden sollen (z. B. über rechnungen@firma.at). Der Versand erfolgt dann über die Microsoft-Cloud, unter Verwendung Ihres Accounts.
- Versand über das eigene Firmenkonto
- Mails erscheinen im eigenen Postfach in den gesendeten Elementen
- Erfüllt Compliance- und Datenschutzvorgaben
- Authentifiziert über Microsoft 365 – keine Drittanbieter
- Hohe Zustellrate durch Microsoft-Infrastruktur
- Aktiver Microsoft-365-Account
- App-Kennwort oder OAuth2-Verbindung (je nach Tenant-Richtlinie)
- Einrichtung durch euer IT-Team empfohlen
💻 Einrichtung in Poool
- Unter
System > E-Mailstellen Sie unter E-Mail Einstellungen auf die Versandmethode Microsoft 365 um
- Oben rechts neben Ihrem Profilbild finden Sie ein Zahnrad. Dort können Sie unter
KontoeinstellungenIhr Microsoft Konto verknüpfen.
Einsatzempfehlung:
👉 Wenn Microsoft 365 im Unternehmen eingesetzt wird
👉 Wenn alle Systemmails über das Unternehmenspostfach versendet werden sollen
👉 Wenn Compliance-Anforderungen oder eine lückenlose Nachvollziehbarkeit wichtig sind
⚙️ SMTP (eigener Server oder Drittanbieter)
Mit der SMTP-Methode können Sie Poool an jeden beliebigen Mailserver anbinden – etwa Exchange, IONOS, Gmail oder einen dedizierten Mailrelay-Server. Damit bleibt die komplette Kontrolle bei Ihnen.
💪 Vorteile
- Volle technische Kontrolle über den Versand
- Unabhängig von Poool oder Drittanbietern
- Ideal für Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur
- Funktioniert mit jedem SMTP-fähigen Mailserver
🛠️ Voraussetzungen
- SMTP-Zugangsdaten (Host, Port, Benutzername, Passwort)
- TLS/SSL-Verschlüsselung aktiv
- SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge korrekt gesetzt (für hohe Zustellrate)
💻 Einrichtung in Poool
- Unter
System > E-Mailstellen Sie unter E-Mail Einstellungen auf die Versandmethode SMTP um und befüllen die anderen Zeilen mit Ihren Serverdaten
- Über den Testmailversand kann geprüft werden, ob die Einrichtung geklappt hat
Einsatzempfehlung:
👉 Wenn der Mailversand intern gesteuert werden soll
👉 Wenn eigene Mailserver durch die IT bereitgestellt und verwaltet werden
👉 Wenn maximale Kontrolle über Versand, Konfiguration und Infrastruktur gewünscht ist
Poool prüft ausschließlich, ob die Verbindung zum Mailserver erfolgreich hergestellt werden kann. Die tatsächliche Zustellbarkeit von E-Mails (z. B. Spam-Filter, Absenderreputation oder Versandlimits) liegt in der Verantwortung des jeweiligen Betreibers und hängt von der Konfiguration des Mailservers ab.
☁️ Mailjet
Mailjet kann verwendet werden, wenn keine eigene Mailinfrastruktur angebunden werden soll und Microsoft 365 nicht im Einsatz ist. Über die Integration können E-Mails versendet werden. Poool übernimmt jedoch keine Verantwortung für den Versand, die Zustellbarkeit oder die korrekte Authentifizierung der E-Mails.
Das steckt dahinter:
- Mailjet ist eine externe Infrastruktur, die Poool lediglich anbietet
- Wir richten sie technisch ein, aber
- keine Garantie für Zustellbarkeit
- keine Anpassung von SPF/DKIM/DMARC
- keine Nachverfolgung oder Logprüfung
- Absender-Domains können abweichen oder generisch erscheinen
💻 Einrichtung in Poool
Für die Einrichtung mit Mailjet, bitte kontaktieren Sie den Poool-Support (support@poool.cc) und wir kümmern uns um die Einrichtung.
Einsatzempfehlung: 👉 Wenn temporär keine eigene Versandlösung verfügbar ist
💡 Tipps & Hinweise
- Nach jeder Änderung kann mit „Testmail versenden“ überprüft werden, ob der Versand ordnungsgemäß funktioniert.
- Es empfiehlt sich, regelmäßig zu kontrollieren, ob E-Mails beim Empfänger ankommen – insbesondere nach DNS-Änderungen oder Änderungen von Zugangsdaten.
- SPF, DKIM und DMARC sollten unabhängig von der gewählten Versandmethode korrekt konfiguriert sein.
- Wird das Mailjet-Konto durch Poool verwaltet, werden technische Anpassungen (z. B. DKIM, SPF oder Bounce-Handling) automatisch vorgenommen.
- Bei Microsoft 365 oder SMTP liegt die Verantwortung für Zustellbarkeit, Versandlimits und die technische Konfiguration beim jeweiligen IT-Team bzw. Betreiber der Mailinfrastruktur.
🔍 Zusammenfassung auf einen Blick
Methode | Kontrolle | Einrichtung | Zustellbarkeit | Empfehlung |
Microsoft 365 | Hoch | Mittel | Hoch | ✅ Empfohlen für M365-Nutzer |
SMTP | Sehr hoch | Erfordert IT | Hoch | ✅ Empfohlen für eigene Server |
Mailjet | Gering | Sehr einfach | Variabel | Wenn keine eigene Versandlösung verfügbar ist. |