📊 Artikel-Metadaten
Artikel-Typ | Anleitung |
Erfahrungslevel | 🚀 Grundlagen |
✏️ Was ist die Auftragsplanung?
Die Auftragsplanung in Poool ist im Kern ein Abrechnungsplan, der am Auftrag hinterlegt wird. Sie dient zwei wichtigen Zwecken:
- Umsatz-Forecast: Man sieht auf einen Blick, wann welche Umsätze zu erwarten sind.
- Kommunikationsinstrument: Projektmanager können ihr Wissen über geplante Rechnungen direkt an die Finanzbuchhaltung weitergeben.
Tipp: Die Auftragsplanung wird in der Quartalsauswertung berücksichtigt und gibt Ihnen einen präzisen Überblick über die geplanten Umsätze.
🛠️ Voraussetzungen:
- Angelegter Auftrag
- Zugriff auf die Quartalsauswertung
- Die nötigen Berechtigungen für Auftragsplanung
📌 Schritt-für-Schritt Anleitung
Auftragsplanung aufrufen
Navigieren Sie zu Ihrem Auftrag und öffnen Sie den Tab Auftragsplanung.
Planungsmodus wählen - Ihre Entscheidung
Im nächsten Schritt wählen Sie einen der drei Modi, der Ihrer Situation entspricht.
Option 1: Automatisch
Szenario: Abrechnungsplan wurde bereits im Angebot definiert
Funktionsweise:
- Der Abrechnungsplan wird automatisch aus dem Angebot übernommen
- Funktioniert nur, wenn im Angebot eine entsprechende Zeile vorhanden ist
- Ideal für standardisierte Abrechnungsprozesse
⭐️ Vorteil: Keine doppelte Arbeit – Plan wird direkt vom Angebot in den Auftrag übertragen
Option 2: Manuell
Szenario: Individuelle Abrechnungslogik ohne Vorgabe aus dem Angebot
Funktionsweise:
- Sie können beliebig viele Abrechnungszeilen manuell hinterlegen
- Maximale Flexibilität für individuelle Abrechnungsstrukturen
- Unabhängig vom Angebot
⭐️ Vorteil: Volle Kontrolle über Zeitpunkte und Beträge der Abrechnung
Option 3: Über Dropdown Abrechnungsplan anwenden
Szenario: Abrechnungsplan war im Angebot noch nicht klar oder wurde vergessen
Funktionsweise:
- Wählen Sie einen Standard-Abrechnungsplan aus dem Dropdown "Abrechnungsplan anwenden"
- System erstellt automatisch die Abrechnungszeilen basierend auf dem gewählten Plan
- Kann nachträglich am Auftrag ergänzt werden
Beispiele für Standard-Pläne (können bei jedem Unternehmen unterschiedlich sein):
Beispiel-Option | Beschreibung | Typischer Anwendungsfall |
12 Monate | Verteilung über 12 monatliche Raten | Jahresverträge, Wartungsverträge |
Nach Gruppen | Abrechnung nach definierten Gruppen | Projektphasen, Meilensteine |
Nach Positionen | Einzelne Positionen separat abrechnen | Detaillierte Abrechnungen |
50/50 | Zwei gleiche Teilbeträge | Anzahlung + Schlussrechnung |
50/50 - Fremdkosten vorab | Fremdkosten zuerst, dann Eigenleistung | Materialkauf + Dienstleistung |
⭐️Vorteil: Schnelle Nachbesserung ohne zurück ins Angebot zu müssen
Hinweis: Die verfügbaren Standard-Abrechnungspläne können in den Systemeinstellungen hinterlegt und konfiguriert werden. Jedes Unternehmen kann hier eigene Pläne definieren, die dann allen Nutzern im Angebot und Auftrag zur Verfügung stehen.
🔍 Entscheidungshilfe: Welcher Modus passt zum Auftrag?
Situation | Empfohlener Modus | Begründung |
Standardprojekt mit klarer Struktur | Automatisch | Effizient, keine Doppelarbeit |
Komplexes Projekt mit individuellen Meilensteinen | Manuell | Maximale Flexibilität |
Angebot wurde ohne Abrechnungsplan erstellt | Nachträglich (Dropdown) | Schnelle Nachbesserung |
Abrechnungsplan im Angebot vergessen | Nachträglich (Dropdown) | Einfache Korrektur |
Projekt mit unklarem Abrechnungsverlauf | Manuell | Volle Kontrolle |
Abrechnungszeilen bearbeiten
In der Tabellenansicht können Sie jede Abrechnungszeile detailliert konfigurieren:
Verfügbare Felder:
- Bezeichnung: Name der Abrechnungsposition (z.B. "Gesamtzahlung")
- Fälligkeit: Datum der geplanten Abrechnung (z.B. 22.10.2025)
- Eigenleistung: Betrag der Eigenleistung (€ oder %)
- Fremdleistung: Betrag der Fremdleistung (€ oder %)
- Gesamtwert: Automatisch berechneter Gesamtbetrag
- Abgerechnet: Status der Abrechnung
- Differenz: Noch offener Betrag
Notizen hinzufügen, über den Button mit dem Stift-Icon (📝)
- Textformatierung möglich (Fett, Kursiv, Unterstrichen)
- Wird in der Quartalsauswertung als Mouse Over angezeigt
- Kann auch in der Dokumentenvorlage ausgegeben werden
- Ideal für Kommunikation mit der Finanzbuchhaltung
Tipp: Nutzen Sie die Prozent-Eingabe für flexible Abrechnungen, die sich automatisch an Auftragsänderungen anpassen.
Auftragsplanung in der Quartalsauswertung bearbeiten
Sie können die Auftragsplanung direkt aus der Quartalsauswertung heraus öffnen und bearbeiten:
Zugriff aus der Quartalsauswertung
- Öffnen Sie die Quartalsauswertung über
Reporting→Quartalsauswertung
- Navigieren Sie zu der Abrechnungsplanung, die Sie bearbeiten möchten
- Klicken Sie auf das Stift-Icon (📝) neben der Auftragsplanung
- Die Auftragsplanung öffnet sich als Popup-Fenster
Vorteil: Sie können direkt in der Übersicht Änderungen vornehmen, ohne den Auftrag separat öffnen zu müssen.
Bearbeitung im Popup-Fenster
Im Popup-Fenster haben Sie Zugriff auf alle Funktionen:
Verfügbare Aktionen:
- Planungsmodus ändern (automatisch/manuell)
- Abrechnungsplan anwenden
- Abrechnungszeilen bearbeiten
- Fälligkeiten anpassen
- Beträge ändern (€ oder %)
- Verknüpfte Rechnungen ansehen
Wichtige Elemente:
- Header: Zeigt Auftragsnummer und Bezeichnung (z.B. "AF-0128 Retainer Entwurf")
- Alle Eingabefelder: Wie in der regulären Auftragsansicht
- Button "Abbrechen": Änderungen verwerfen und Popup-Fenster schließen
- Button "Aktualisieren": Änderungen speichern und Modal schließen
Wenn eine Änderung vorgenommen wurde, erfordert Poool lediglich eine kurze Aktualisierung, um die neuen Daten zu übernehmen und in der Ansicht zu reflektieren. Sie müssen nicht zurück zu Ihrem Auftrag gehen oder die Seite neu laden.
Workflow für monatliche Review
Effiziente Routine direkt in der Quartalsauswertung:
1. Quartalsauswertung öffnen
- Filtern Sie nach Ihren Projekten bzw. Sie als Verantwortlicher
- Verschaffen Sie sich einen Überblick
2. Auftrag für Auftrag durchgehen
- Klicken Sie auf das Stift-Icon (📝)
- Prüfen Sie Fälligkeit und Betrag
- Hinterlassen Sie eine Notiz mit Informationen (Datum, Kürzel, Anpassungsgrund)
3. Änderungen speichern
- Klicken Sie "Aktualisieren"
- Szenario für weitere Aufträge anwenden
Wichtig: Die Änderungen wirken sich sofort auf die Quartalsauswertung und den Umsatz-Forecast aus.
Integration von wiederkehrenden Rechnungen
Wenn Sie wiederkehrende Rechnungen mit dem Auftrag verknüpfen, bietet die Auftragsplanung besondere Funktionen:
Liste der gestellten Rechnungen
Die aufgeklappte Liste zeigt Ihnen alle bereits erstellten Rechnungen:
Spalte | Beschreibung | Beispiel |
Re-Nummer | Rechnungsnummer | RE-0173, RE-0186, RE-0189... |
Rechnung | Bezeichnung | "Hosting & Wartung" |
Status | Aktueller Status | "Offen" |
Re-Datum | Rechnungsdatum | 10.07.2024, 01.08.2024, 01.09.2024... |
Auftragsanteil | Anteil am Auftrag | € 150,00 pro Monat |
Re-Wert | Rechnungswert | € 150,00 |
Tipp: So sehen Sie auf einen Blick alle Rechnungen, die bereits aus der wiederkehrenden Rechnung generiert wurden.
Deaktivierung in der Quartalsauswertung
⚠️ Wichtig: Wenn die Auftragsplanung mit wiederkehrende Rechnungen verknüpft ist:
- Die Planung wird in Auswertungen mit Vorschaufunktion automatisch ignoriert
- Grund: Die wiederkehrenden Rechnungen erscheinen bereits separat im Forecast
- So wird eine Doppelzählung vermieden
Auftragsplanung abrechnen.