Skizzen in Poool: Ihr mächtiges Werkzeug für professionelles Finanzcontrolling
📊 Artikel-Metadaten
- Artikel-Typ: Erklärung
- Erfahrungslevel: 🚀🚀🚀 Expert
- Lesezeit: ca. 8 Minuten
- Zielgruppe: Projektleiter, Controller, Geschäftsführung
🤔 Die Herausforderung im Projektcontrolling
Kennen Sie das? Projekte laufen über Jahresgrenzen hinweg, Kosten fallen in anderen Monaten an als geplant, Sie möchten verschiedene Projektszenarien durchspielen, ohne aufwendig neue Rechnungen zu erstellen oder große Scopes erfordern spontane Budget-Verschiebungen zwischen Projekten? Genau hier setzen die Skizzen in Poool an und revolutionieren Ihr Finanzcontrolling.
💡 Was sind Skizzen? Ihr Schlüssel zu flexiblem Controlling
Skizzen sind Ihr direkter Weg, um Kosten und Umsätze flexibel und unkompliziert an Projekten zu erfassen - ganz ohne zusätzliche Rechnungen erstellen zu müssen. Sie können sowohl reale als auch kalkulatorische Werte abbilden und diese in allen Auswertungen flexibel ein- und ausblenden.
Das Geniale: Mit einem Klick verwandeln Sie Ihre Standard-Berichte in präzise, projektspezifische Analysen!
✅ Die enormen Vorteile für Ihr Controlling
🎯 Zeitersparnis durch intelligente Automation
- Keine manuellen Rechnungen für interne Verschiebungen nötig
- Sofortige Szenario-Analysen ohne IT-Aufwand
- Ein-Klick-Umstellung zwischen verschiedenen Betrachtungsweisen
📈 Präzisere Projektanalysen
- Kalkulatorische Kosten (Miete, Strom, interne Leistungen) direkt zuordenbar
- Jahresübergreifende Projekte zeitlich korrekt dargestellt
- Geplante vs. tatsächliche Werte übersichtlich vergleichbar
🔄 Maximale Flexibilität
- Kosten und Umsätze mühelos zwischen Projekten verschieben
- Daten aus Altsystemen problemlos integrieren
- Verschiedene Projektszenarien parallel durchspielen
🔄 Praktische Anwendungsfälle - So sparen Sie wertvolle Zeit
Szenario 1: Jahresübergreifende Projekte perfekt abbilden
Situation: Ein Projekt wird im Dezember abgerechnet, aber erst im Januar geliefert. Lösung: Mit zwei einfachen Skizzen verschieben Sie den Umsatz ins korrekte Jahr - Ihr Reporting zeigt die wirtschaftliche Realität!
Detaillierte Anleitung: Siehe Artikel "Leistungsabgrenzung mit Tickets und Tags meistern". für die praktische Umsetzung mit Bewertungsmethoden und Steuerberater-Export.
Szenario 2: Kalkulatorische Kosten intelligent zuordnen
Situation: Interne Produktionskosten ohne Belege, Lizenzkosten aus Sammelrechnungen, GF-Stunden ohne Zeiterfassung oder andere Kosten, die nicht als Eingangsrechnung gebucht werden können, sollen projektgenau erfasst werden. Lösung: Erstellen Sie Skizzen für diese Kostenblöcke - plötzlich sehen Sie die wahre Projektrentabilität!
Szenario 3: Schnelle Szenario-Analysen
Situation: "Was wäre, wenn wir 20% mehr Budget hätten?" Lösung: Eine Skizze mit dem zusätzlichen Budget erstellt - und Sie sehen sofort die Auswirkungen auf alle KPIs!
Szenario 4: Intelligente Budget-Verschiebungen bei großen Scopes
Situation: Ein Großprojekt benötigt zusätzliches Budget aus anderen Projekten oder Kostenstellen. Lösung: Mit wenigen Klicks verschieben Sie Budgets zwischen Projekten - ohne komplizierte Umbuchungen oder neue Rechnungsstellung. Perfekt für agile Projektanpassungen und Scope-Änderungen!
📋 So richten Sie Skizzen erfolgreich ein
Voraussetzungen für Ihren Erfolg
Support kontaktieren: Lassen Sie die Skizzen-Funktion freischalten - dieser kleine Schritt eröffnet Ihnen völlig neue Controlling-Dimensionen!
Schritt-für-Schritt zum Erfolg
1. Skizze erstellen
- Öffnen Sie Ihr gewünschtes Projekt
- Navigieren Sie zu
... → Skizzen
- Klicken Sie auf
+ Skizze
2. Werte intelligent erfassen
- Wert eingeben: Positiv für Umsätze/Budgets, negativ für Kosten/Verschiebungen
- Auswertungsdatum: Bestimmt, in welchem Monat der Wert in Ihren Berichten erscheint
- Aussagekräftiger Titel: "Budget GF-Freigabe Q2" oder "Miet-Anteil Projekt Alpha"
3. Kategorisierung für Übersichtlichkeit
- Art: Wählen Sie die passende Kategorie
- Phase: Ordnen Sie die Skizze dem richtigen Projektabschnitt zu
- Projektübernahme: Kennzeichnung für bessere Nachverfolgung
Profi-Tipp: Skizzen dienen der internen Analyse - Ihre buchhalterischen Werte bleiben davon unberührt!
📊 Intelligentes Reporting - Ihr Controlling auf dem nächsten Level
Das Highlight: Mit der Skizzen-Checkbox in Ihren Auswertungen entscheiden Sie sekundenschnell:
✅ Skizzen aktiv: Sehen Sie die wirtschaftliche Realität Ihrer Projekte ❌ Skizzen inaktiv: Betrachten Sie die reine Rechnungsstellung
Erkennbar an: In der Quartalsauswertung sehen Sie in jedem Monat Einträge für Aufträge und Rechnungen. Trägt ein Eintrag ein "S"-Symbol, handelt es sich um eine Skizze, die Sie über den Filter flexibel ein- und ausblenden können. Auch in der Projektübersicht ist bei der Auflistung der Umsätze sofort erkennbar, ob es sich um eine Skizze handelt. Gleiches gilt für Kostenskizzen - diese werden ebenfalls in der Quartalsauswertung mit entsprechender Kennzeichnung ausgewiesen - maximale Transparenz und Kontrolle auf einen Blick!
Wichtige Hinweise für optimale Nutzung
Was Skizzen können:
- ✅ Flexible Kostenzuordnung und Budgetplanung
- ✅ Ein-/Ausblendung in allen Auswertungen
- ✅ Klare Kennzeichnung in Projekt- und Quartalsauswertung
Beachten Sie diese Einschränkungen:
- ❌ Fremdkosten im Projekt: Fremdkosten-Skizzen tauchen in der Projektübersicht gar nicht auf, werden aber in Auswertungen berücksichtigt
- ❌ Stundenskizzen: Werden zwar in Auswertungen berücksichtigt, aber nicht exportiert oder im Stundenmanagement angezeigt
- 💡 Empfehlung: Nutzen Sie Skizzen bewusst für Ihre spezifischen Controlling-Anforderungen und beachten Sie diese Besonderheiten bei der Interpretation Ihrer Reports
🚀 Erweiterte Anwendungen für Controlling-Profis
Leistungsabgrenzungen
Für die praktische Umsetzung von Leistungsabgrenzungen, unfertigen Leistungen und die Schnittstelle zur Buchhaltung:
Siehe: "Leistungsabgrenzung mit Tickets und Tags meistern"
Kosten aus Vorsystemen und Sammelrechnungen integrieren
Interne Produktionskosten ohne Belege, Lizenzkosten aus Sammelrechnungen, GF-Stunden ohne Zeiterfassung, kalkulatorische Kosten - alles lässt sich mühelos als Skizze erfassen und projektgenau zuordnen!
❓ Häufige Fragen von Controlling-Experten
Q: Beeinflussen Skizzen meine Buchhaltung? A: Nein! Skizzen sind reine Controlling-Instrumente für Ihre interne Analyse.
Q: Kann ich Skizzen nachträglich ändern? A: Ja, Sie finden alle Skizzen im jeweiligen Projekt unter demselben Menüpunkt.
Q: Wie erkenne ich, welche Projekte Skizzen verwenden? A: Am praktischen "S"-Symbol in Ihren Auswertungen.