Einstellungen
Im Bereich Einstellungen → CRM finden Sie diverse Einstellungen, die ihnen das Arbeiten mit Leads erleichtern bzw. zusätzliche Möglichkeiten eröffnen. Die Einstellungen zu Lead Kategorien, Lead Vorlagen, Lead Phasen und die allgemeinen Einstellungen sind die Basis für das Arbeiten mit
Kategorien
Über Lead Kategorien können Sie Leads verschiedenen Bereichen zuordnen. Diese Unterteilung kann beispielsweise nach den verschiedenen Geschäftsbereichen bzw. den bearbeiteten Themen oder einer Klassifizierung (z.B. nach Priorität oder Größe) erfolgen.
In dieser Ansicht können sie Ihre Kategorien bearbeiten und neue Kategorien ergänzen. Über das Drag ’n’ Drop auf der rechten Seite können Kategorien neu geordnet werden. Mit einem Klick auf + Kategorie können Sie bei Bedarf neue Kategorien erstellen.
Die Kategorien stehen Ihnen anschließend bei jedem Lead zur Auswahl und helfen dabei, die richtigen Leads wiederzufinden. In den Filteroptionen der Leadübersicht können sie nach Ihren Kategorien filtern.
Wiedervorlagen
Über Wiedervorlagen können Sie die nächsten Schritte mit Ihren Leads im Blick behalten. Um auch hier effizient arbeiten zu können, gibt es in den Einstellungen die Möglichkeit Vorlagen für einzelne Schritte anzulegen.
Auch hier können Sie Ihre bestehenden Vorlagen bearbeiten und neu sortieren. Mit + Vorlage fügen Sie eine neue Vorlage hinzu. Beim Anlegen einer Vorlage stehen Ihnen folgende Eingaben zur Verfügung:
- Titel: Titel der Auswahl im Selektor
- Kommentar: Text der Wiedervorlage (Beschreibung des nächsten Schritts)
- Wiedervorlage in: Fälligkeitstermin der Wiedervorlage. Die Eingabe erfolgt als Abstand zum Tag der Erstellung (1 = morgen fällig; 7 = in einer Woche ab heute fällig).
- Verlaufsoptionen: Hier können sie festlegen, welchen Status die einzelnen Schritte in ihrem Lead beim Hinzufügen dieser Vorlage bekommen.
- Neuer Eintrag: Status des neu erstellten Eintrags
- Bestand: Alle, oder alte Wiedervorlagen können automatisch geschlossen werden (z.B. auf Grund einer Absage)
Phasen
Lead Phasen bilden den Verlauf bzw. Status eines Leads ab. Analog zu Ihrem Sales Funnel können sie hier die einzelnen Stufen eines Leads anlegen, bearbeiten und sortieren.
In den Einstellungen einer Phase oder bei neuen Phasen können wir folgende Einstellungen vornehmen:
- Titel: Titel der Phase zur Darstellung im Selektor und am Lead
- Wahrscheinlichkeit: Mit welcher Abschlusswahrscheinlichkeit rechnen Sie bei einem Lead, der sich in dieser Phase befindet? Der hier angegebene Wert wird automatisch als Vorschlag in die Einschätzung ihres Leads eingetragen. Natürlich können Sie den Wert bei einzelnen Leads noch überschreiben.
- Voreinstellung: Die erste Phase Ihres Leads sollte als Voreinstellung bei neuen Leads ausgewählt werden.
- Vorlage: Sie haben die Möglichkeit, beim Umstellen einer Phase automatisch eine neue Wiedervorlage in Ihrem Lead zu erstellen. Hier wählen Sie aus, welche ihrer Wiedervorlagen beim Wechsel in diese Phase erstellt werden soll (z.B. Interessent → Vorlage: Infomaterial versenden).
Ihre Lead Phasen können neben dem Verkaufsphasen Report auch zum Filtern Ihrer Leadübersicht genutzt werden.
Allgemeine Einstellungen
Dieser Einstellungsbereich betrifft allgemeine Einstellungen zur Verwaltung von Leads in Poool.
Wichtig ist hier vor allem die Einstellung zur Lead Einschätzung. Sie können selbst entscheiden, ob die geschätzten Auftragswerte eines Leads anteilig nach Wahrscheinlichkeit oder gesamt bewertet werden. Diese Einstellungen betrifft Auswertungen wie z.B. die Quartals- oder Zielauswertung.
Über das Lead Projekt wird festgelegt, in welchem internen Projekt Angebote und Zeiterfassungen zu bestehenden Leads erfasst werden. Bei einer entsprechenden Zusage werden die Informationen aus diesem Projekt entnommen und in das neu angelegte Kundenprojekt verschoben.
Lead Ticket legt fest mit welchen Nummernkreis ein Leadticket erstellt werden soll. Im Standard unterscheidet sich diese Nummer von gewöhnlichen Tickets durch den Zusatz “L” als Kennzeichnung.
Beide Optionen werden von Poool voreingestellt.