Im Adressbuch werden alle relevanten Daten zu ihren Geschäftskontakten verwaltet. Dazu gehören u.a. Kontaktinformationen und Adressen ihrer Kunden, Zahlungsinformationen zu ihren Lieferanten oder auch allgemeine Informationen zu interessanten Persönlichkeiten.

Das Adressbuch bildet die Basis Ihres Poool’s - Mit ihren Kunden starten sie Projekte im Projektmanagement und Lieferanten sind ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Buchhaltung.

Unter CRM → Adressbuch finden Sie all Ihre Kontaktdaten an einem Ort. Über die linke Seitenleiste können Sie ihr Adressbuch nach Firmen, Personen oder Standorten durchsuchen. Darunter sehen sie die zuletzt angelegten Firmen und Personen. Im rechten Bereich erscheinen die Informationen zum ausgewählten Kontakt. Neben allgemeinen Firmeninformationen gibt es über die Reiter Detailansichten zu Personen, Standorten, Partnern, Kunden, Lieferanten, Leads und Zahlungsmitteln (Klick auf die 3 Punkte).

Mit + Kontakt erstellen Sie einen neuen Kontakt in ihrem Adressbuch. Die Entscheidung, ob es sich bei dem Kontakt um einen Kunden, Lieferanten oder allgemeinen Kontakt handelt, treffen Sie später über die entsprechende Aktivierung.

Es stehen Ihnen hier einige Standardfelder zur Verfügung.

Über den internen Firmennamen definieren Sie wie die Firma im Unternehmen weitläufig bezeichnet wird, im Unterschied zum offiziellen Firmennamen, wo wir empfehlen, den vom Kunden bevorzugten Namen für Anschriften einzutragen.

Für die Kunden- und Lieferantenverwaltung wichtig ist hier auch das Kürzel, über welches die Kontakte eindeutig wiederzuerkennen sind. Über das Dropdown “Feld hinzufügen” im rechten oberen Eck können Sie zusätzliche Datenfelder ergänzen (z.B. ein Notizfeld).

Über die individuell konfigurierten Tags können Kontakte kategorisiert werden. Das erweitert die Auswertbarkeit (Auswertung) des Kundenstammes und ermöglicht bestimmte Lieferanten schneller zu finden.

Zu jedem Kontakt, egal ob Firma oder Person, lassen sich individuelle Kontaktmöglichkeiten konfigurieren. Hier lassen sich Telefonnummern, Fax, E-Mail Adressen, Webseiten und viele andere Informationen zum Kontakt hinterlegen.

Über die Bezeichnung können Kontaktmöglichkeiten unterschieden werden (z.B. E-Mail Privat, E-Mail geschäftlich)

Zusätzlich zu den Kontaktmöglichkeiten können Sie eine oder mehrere Anschriften hinterlegen. Bei Angebots-/Auftrags- und Rechnungsstellungen kann auf diese Anschriften zurückgegriffen werden. Die eingetragene Anschrift wird automatisch in das Dokument hinzugefügt.

Zu einer Firma können auch Personen und die dazugehörigen Kontaktmöglichkeiten und Funktion angelegt werden. Dies ermöglicht es Ihnen u.a. die Person als Kontaktperson für Projekte, Kalkulationen oder Tickets anzugeben.

Die individuelle Briefanrede wird hier hinterlegt, um Dokumente, welche direkt an diese Person versendet werden, automatisch zu personalisieren. Über den Platzhalter {ANREDE} können Sie die Anrede in Ihren Textvorlagen einbinden.

Über die Funktion können sie die Rolle der Person im Unternehmen speichern. Auch für Personen stehen Tags zur Gruppierung zur Verfügung. Basierend auf diesen Tags lassen sich später z.B. Mailinglisten (Tag “Weihnachtskarte”) erstellen.

Zusätzliche Felder lassen sich auch hier über das Dropdown im rechten oberen Eck hinzufügen.

Die Übersicht bietet Ihnen die Möglichkeit direkt alle angelegten Personen einzusehen.

Über Standorte können Sie getrennte Niederlassungen eines Kontakts erfassen. Dabei stehen neben einer eigenen Standortbezeichnung auch eigene Kontaktmöglichkeiten und Adressen zur Verfügung. Standorte bilden oft eigene Rechtsformen, weshalb für einen Standort auch eine eigene UID angelegt werden kann.

❗ Unterschied Standort - Adresse

Unterschied Standort - Eigener Kontakt