Mit dem Bestellwesen können Sie in Poool Bestellanfragen über vordefinierte oder frei erstellte Bestellobjekte an verschiedene Lieferanten aussenden. Die retournierten Angebote können Sie anschließend in Poool erfassen, vergleichen und den bzw. die Lieferanten mit den besten Angeboten beauftragen.

Im vorliegenden Guide beschäftigen wir uns mit den einzelnen Schritten zum erfolgreichen Abwickeln Ihrer Bestellungen.

Bestellungen finden Sie im Menü unter Projekte → Bestellungen oder unter dem Reiter „Bestellungen“ in einem Projekt.

Nachdem Sie mit „+ Bestellung” eine neue Bestellung in einem Projekt erstellt haben, können Sie im Kopfbereich allgemeine Daten zu Ihrer Bestellung erfassen. Unter dem Kopfbereich können Sie mit „+ Bestellobjekt“ neue Objekte zur Bestellung hinzufügen. Alternativ können Sie auch bereits bestehende Bestellungen importieren.

Ein Bestellobjekt besteht neben einem Titel und einem optionalen Beschreibungsfeld aus beliebig vielen Eigenschaften, die Sie frei definieren können. Hier stehen Ihnen auch verschiedenste Datentypen zur Auswahl. In der Liste am linken Rand der Zeile können Sie aus Vorlageobjekten (siehe Konfiguration) auswählen. Zu jedem Bestellobjekt können Sie beliebig viele Dateien anhängen. Diese werden anschließend als Anhang mit der Anfrage an die Lieferanten versendet.

Nachdem Sie Ihre Bestellobjekte definiert haben, können Sie im Reiter „Anfragen“ die Lieferanten auswählen, bei denen Sie die Objekte anfragen möchten. Zunächst können Sie noch Anpassungen an den Anfragedokumenten vornehmen. Anschließend wählen Sie die gewünschten Lieferanten aus Ihrem CRM aus.

Hier können Sie lieferantenspezifische Einstellungen vornehmen. Neben einem Kommentar können Sie auch den Ansprechpartner, die Empfängeradresse und die E-Mailadresse bearbeiten. Nachdem die Anfrage vorbereitet wurde, können Sie frei entscheiden, bei welchen Lieferanten sie welche Objekte anfragen möchten.

Nach dem Speichern werden die Dokumente und Mails automatisch generiert. Für Anpassungen können Sie auf das Zahnradsymbol der jeweiligen Bestellung oder am Anfragereiter (allgemeine Einstellungen) klicken. Das Aktualisieren-Icon zeigt an, ob die Anfrage bei erneutem speichern neu erstellt werden soll.

Mit einem Klick auf „Senden“ bzw. „Alle senden“ werden die Anfragen inkl. der Anfragedokumente und Anhänge an die Lieferanten versendet.

Sie erhalten zu Ihren Anfragen Angebote der Lieferanten welche Sie unter dem Reiter Angebote erfassen können. Für jeden Lieferanten können Sie eines oder mehrere Angebote erfassen.

Für die einzelnen Bestellobjekte können Preise und ein Kommentar über Besonderheiten hinterlegt werden. Außerdem können Sie noch Angebotsnummer, Datum, ein allgemeines Kommentar und das Angebotsdokument des Lieferanten hinterlegen. Alle Informationen stehen Ihnen anschließend bei der Beauftragung wieder zur Verfügung.

Nach der Erfassung der Angebote der angefragten Lieferanten können Sie im Reiter „Aufträge“ die Angebote vergleichen und zu den besten Konditionen bei einem oder mehreren Lieferanten bestellen.

Wählen Sie dazu einfach das gewünschte Objekt beim gewünschten Lieferanten aus. Hier können Sie auch die einzelnen Kommentare der Angebote berücksichtigen. Theoretisch können Sie auch mehrere oder gar keinen Lieferanten beauftragen und beispielsweise neue Anfragen versenden.

Haben Sie sich für einen Lieferanten entschieden, wird mit dem Klick auf „Speichern“ das Auftragsdokument und die E-Mail generiert. Diese können wie bei der Anfrage im Bedarfsfall bearbeitet und anschließend direkt versendet werden. Bestellen Sie bei unterschiedlichen Lieferanten, werden die Bestellungen auch entsprechend angepasst.

Sobald Sie Ihre Bestellung erstellt haben, können Sie die Informationen in die Kalkulationen für Ihre Kunden übernehmen. Besonders sinnvoll ist dies vor allem dann, wenn bereits erste Angebote von Lieferanten erfasst wurden, da Sie hier auch auf die angebotenen Preise zugreifen können.

Unter dem Bereich Fremdleistungen können Sie am unteren Ende der Kalkulation mit „+ aus Bestellwesen“ auf eine beliebige Bestellung in Poool zugreifen und die Bestellobjekte inkl. der Beschreibungen und Preise auf Ihre Kalkulation übernehmen. Beschreibungstexte und Eigenschaften können in den Optionen noch entfernt und für die Preise ein Aufschlag definiert werden. Die Schnellauswahl über der Spalte der Angebote erleichtert Ihnen die Auswahl der richtigen Optionen (ohne Preis oder Beauftrage übernehmen).

In der Kalkulation wird anschließend der Objekttitel und je nach gewählter Option Text und Preis übernommen. Auf der linken Seite sehen Sie noch die Informationen der ursprünglichen Bestellung. Diese wird allerdings nicht an den Kunden weitergegeben.

Die Bestellungen können in 3 Einstellungsbereichen konfiguriert werden.

Unter Einstellungen → Preise und Funktionen können Sie die Bestellobjektgruppen und die vordefinierten Bestellobjekte für die Erstellung von Bestellungen hinterlegen. Das Vorgehen ist analog zur Preisliste.

Für jedes Bestellobjekt lassen sich Titel und Beschreibung sowie die Eigenschaften vorgeben. Die Informationen können für jede Bestellung bearbeitet und angepasst werden.

Unter Einstellungen → Dokumentenvorlagen können im Reiter Bestellungen die Standardeinstellungen für Anfrage und Auftragsdokumente hinterlegt werden. Die Texte für Bestelldokumente finden Sie unter Einstellungen – Textvorlagen.

Für die Konfiguration Ihrer persönlichen Absenderadresse und der Anfrage- und Auftragsdokumente wenden Sie sich bitte an den Support.