Schritt 1: Kalkulation erstellen

Die Reise zu Ihrer perfekten Kalkulation beginnt mit der Erstellung oder Auswahl eines Projekts aus Ihrer Projektdatenbank. Navigieren Sie anschließend zum Reiter "Angebote" und klicken Sie auf "+Angebot", um den ersten Schritt in Richtung Ihrer neuen Angebotskalkulation zu machen.

Zusammenfassung: Projekt erstellen oder auswählen -> Reiter "Angebote" -> "+Angebot" anklicken.

Schritt 2: Kalkulationstitel festlegen

Geben Sie Ihrer Kalkulation einen einprägsamen und aussagekräftigen Namen. Ein klarer Titel erleichtert die Organisation und Verwaltung Ihrer Kalkulationen.

Zusammenfassung: Titelfeld ausfüllen -> Aussagekräftigen Namen wählen.

Schritt 3: Metadaten bearbeiten

Geben Sie den Kundenkontakt und den internen Verantwortlichen für das Angebot an, wählen Sie die Preisliste aus und überlegen Sie, ob Sie einen Abrechnungsplan hinzufügen möchten. Tags können zur besseren Kategorisierung und Auffindbarkeit des Angebots hinzugefügt werden.

Zusammenfassung: Kundenkontakt auswählen -> Internen Verantwortlichen festlegen -> Preisliste auswählen -> Optional: Abrechnungsplan und Tags hinzufügen.

Schritt 4: Arbeiten im Kalkulationsbereich

Klicken Sie auf das große "+" neben "Eigenleistungen", um eine neue Positionsgruppe zu erstellen. Geben Sie dieser Gruppe einen Namen und optional eine Beschreibung. Stellen Sie sicher, dass Sie den Steuersatz für diese Gruppe festlegen.

Zusammenfassung: "+Position" anklicken -> Gruppennamen und Beschreibung eingeben -> Steuersatz festlegen.

Schritt 5: Unterschied zwischen Eigen- und Fremdleistungen

Es ist wichtig zu verstehen, dass Eigenleistungen und Fremdleistungen unterschiedlich behandelt werden. Eigenleistungen sind Leistungen, die Ihr Unternehmen selbst erbringt, während Fremdleistungen Leistungen sind, die Sie von Dritten einkaufen und dann an Ihre Kunden weitergeben. Bei Fremdleistungen gibt es in der Regel einen Aufschlag zum Einkaufspreis. Im Assistenten werden Fremdleistungen anders behandelt, aber keine Sorge, der Assistent führt Sie durch den Prozess.

Abrechnungsassistent

Zusammenfassung: Unterschied zwischen Eigen- und Fremdleistungen verstehen -> Eigenleistungen sind interne Leistungen -> Fremdleistungen sind externe Leistungen mit Aufschlag.

Schritt 6: Hinzufügen und Verwalten von Positionen und Leistungen

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Leistungen hinzuzufügen. Geben Sie den Namen, die Einheit, die Anzahl und den Verkaufspreis pro Einheit ein, und lassen Sie Poool die Positionssumme automatisch berechnen. Sie können weitere Positionen zur Gruppe hinzufügen oder eine neue Positionsgruppe erstellen.

Zusammenfassung: Details der Positionen eingeben -> Poool berechnet Positionssumme -> Weitere Positionen oder neue Positionsgruppe hinzufügen.

Schritt 7: Nutzung des Dropdown-Menüs zur Auswahl von Leistungen

Nutzen Sie das Dropdown-Menü am Anfang der Zeile, um eine Leistung aus der zuvor festgelegten Preisliste auszuwählen. Geben Sie einfach die Anzahl ein und fügen Sie eventuelle Rabatte oder Nebenkosten hinzu. Und voila, Ihre Kalkulation ist bereit!

Zusammenfassung: Leistung aus Preisliste auswählen -> Anzahl, Rabatte und Nebenkosten eingeben.

Schritt 8: Verwenden von Kalkulationsvorlagen

In Poool können Sie Kalkulationsvorlagen verwenden, um Ihre Arbeit zu erleichtern. Diese sind vordefinierte Kalkulationsgruppen mit vorkonfigurierten Positionen und Beschreibungstexten. Sie müssen nur noch die Mengen eingeben und gegebenenfalls Rabatte oder Nebenkosten hinzufügen. Eine echte Zeitersparnis! 🕒

Zusammenfassung: Kalkulationsvorlagen auswählen -> Mengen ausfüllen -> Optional: Rabatte und Nebenkosten hinzufügen.

Schritt 9: Erstellen eines Dokuments

Jetzt, da Ihre Kalkulation ausgefüllt und fertiggestellt ist, können Sie ein neues PDF-Dokument im Reiter "Dokumente" erstellen. Ein individuell angepasstes Dokument wurde bereits für Sie hinterlegt. Sie haben die Möglichkeit, die Aufteilung auf dem Dokument minimal anzupassen, um sicherzustellen, dass alle Inhalte lesbar gedruckt werden. 🖨️

Zusammenfassung: Reiter "Dokumente" -> PDF-Dokument erstellen -> Layout anpassen.

Schritt 10: Dokument versenden

Nachdem Sie Ihr Dokument erstellt haben, können Sie es direkt per Mailversand aus Poool an Ihre Kunden senden, falls diese Funktion aktiviert ist. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden die neuesten Informationen direkt und bequem erhalten. 📧

Zusammenfassung: Dokument erstellen -> Optional: Dokument per Mail versenden.

Schritt 11: Angebot in Auftrag umwandeln

Falls Sie mit einem Angebot gestartet sind, können Sie ganz einfach einen Auftrag daraus erstellen. Wie machen Sie das? Indem Sie den Status des Angebots von "offen" auf "beauftragt" ändern. So einfach ist das! Das System generiert dann automatisch einen Auftrag daraus. 📄 ➡️ 📑

Zusammenfassung: Status des Angebots ändern -> Auftrag wird automatisch generiert.

Schritt 12: Umfang des Auftrags festlegen

Sie haben die Flexibilität, bei der Erstellung zu bestimmen, ob das gesamte Angebot oder nur Teile davon beauftragt werden sollen. Diese Anpassungsfähigkeit ermöglicht es Ihnen, den Umfang der Arbeit genauer zu steuern und besser auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden einzugehen.

Zusammenfassung: Umfang des Auftrags bestimmen.

Glückwunsch! Sie haben erfolgreich eine umfassende Kalkulation erstellt! Gut gemacht! 👏👏